3) время совещаний должно быть обязательно определено распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела. Рекомендуется устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма.
Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (больше двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос). Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, каждый выступающий использует специально отведенное для него время на каждый вопрос. Соблюдение процедуры выступлений нормализует ход совещания;
4) целесообразно количество приглашенных свести к минимуму, т. к. большое количество приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Оптимальное число участников совместных обсуждений – 5–7 человек. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время.
Некоторых сотрудников можно вместо приглашения на всякий случай попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Выбирая, кто будет входить в число участников совещания, выбирайте людей, способных в ходе коллективной мыслительной деятельности выполнить роль «эксперта», «генератора идей» и «критика»;
5) необходимо учитывать характеры и взаимоотношения приглашенных, рассаживая участников, т. к. установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже – те, которые сидят рядом. Руководитель должен регулировать направленность выступлений, не допуская отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо снять его с обсуждения. Необходимо следить, чтобы выступления были корректны, регулируя их очередность. Длинные и туманные выступления можно тактично прерывать, не задевая самолюбия выступающего;
6) совещание начинается со вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи предстоящей работы. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присут