У него в бухгалтерии была специально обученная девушка (назовем её Лена), которая отвечала за этот расчет. Каждый месяц она три дня подряд забивала стоимость бутылок, этикеток, солода, хмеля и десятков других материалов в огромный экселевский файл. Затем она вручную складывала кучу цифр и получала себестоимость каждого продукта. Это было трудно, долго и ненадежно. Когда я перепроверил её расчеты, то нашел несколько ошибок.
Хотя Лена постоянно работала в Экселе, она не использовала даже самых простых его возможностей. Например, чтобы ускорить её работу, я сделал отчет с функцией ВПР. Лене оставалось только аккуратно вставить данные, после чего файл сам собирал все затраты по каждому продукту. С его помощью Лена стала считать себестоимость не за три дня, а за час.
Вскоре она поехала отдыхать в Турцию. Когда она вернулась, то сказала мне – «Олег, первые три ночи в отпуске мне снилась функция ВПР».
Компьютеры всегда будут лучше людей складывать тысячи цифр. Сейчас и компьютеры, и программы для финансового учета стоят дёшево и работают очень быстро. А роль финансистов и бухгалтеров – уже не в том, чтобы долбить цифры с утра до вечера. Наша задача – правильно настраивать компьютерные системы, а потом следить за их работой.
Поэтому у всех клиентов я в первую очередь переношу все цифры в единую базу данных. Только после этого я начинаю анализировать, что происходит в бизнесе. Это самый быстрый и надежный способ отловить ошибки в учете.
Почему нужно смотреть несколько финансовых отчетов одновременно
Проблема
Мы познакомились с Сергеем через моего друга. Сергею принадлежала компания, делавшая «авторское» пиво. Ему становилось все сложнее контролировать деньги в бизнесе, и он попросил меня навести порядок в финансах.
Я начал с проверки продаж компании, потому что хотел убедиться, что они реальны. Для этого я посмотрел, как быстро покупатели оплачивают отгруженное им пиво.
Я заметил, что один покупатель (назовем его ООО «Мутное») давно ничего не платил. У него была отсрочка платежа 30 дней, а его долг висел уже полгода.
Сергей не знал об этом. Он следил только за тем, чтобы его менеджеры по продажам выполняли план. А поскольку продажей считалась не оплата пива, а отгрузка, долги покупателей никто не контролировал.
Я стал выяснять, что происходило с ООО «Мутное». Оказалось, что оно – банкрот, а его владелец уехал жить в Испанию. Получить с этой компании долг в 9 миллионов рублей так и не удалось. Поэтому реальная прибыль Сергея оказалась на 9 миллионов меньше, чем в его управленческой отчетности.
Решение
Как я узнал, что у Сергея была проблема с ООО «Мутное»? Я смотрел не только отчет о прибыли (где отражались продажи компании), но и другой финансовый