Другими словами, первый важный момент, связанный с информационными потоками, заключается в том, что они могут оказать негативное влияние на производство. Ценность на любом производственном предприятии создаётся именно в производстве. Это происходит, когда сырьё или материалы по мере движения по технологической цепочке преобразуются в готовый продукт. Они видоизменяются и принимают те свойства, за которые Заказчик платит деньги. Поэтому обеспечить наиболее эффективное производство является первостепенной задачей, не только для самого производства, но и для предприятия в целом. Производство кормит предприятие. Любой офисный процесс, связанный с работой столовой, бухгалтерией, закупками, так или иначе может повлиять на производство. Рабочий может задержаться в очереди в столовой, отдел закупок может закупить не тот инструмент или материал, технологи могут остановить производство одной опечаткой в документе и так далее. Практически любые информационные потоки и офисные процессы могут оказать негативное влияние на производство. И так как производство создаёт ценность и кормит всё предприятие, подобные негативные влияния отражаются на прибыли предприятия. Это самый важный момент, который нам нужно запомнить.
С другой стороны, если бы речь шла не о производственном предприятии, а об организации, оказывающей сервисные услуги, то влияние было бы гораздо выше. Любая ошибка в таком случае ведёт к риску потери клиента.
Кроме того, при обследовании на многих предприятиях выявляется необоснованный перекос численности в сторону офисного персонала. Разумеется, для разных предприятий разных отраслей и организационных структур будет своё понимание баланса производственного и офисного персонала. Однако иногда такой дисбаланс сильно бросается в глаза. Обычно его появление всегда имеет некие исторические предпосылки. В течение жизни любого предприятия всегда происходят изменения, например, изменение спроса и предложения, изменение в потребностях Заказчика, меняется продукт, оборудование модернизируется или устаревает, меняется технология, появляется потребность в новой работе и новых должностях и многое другое. Количество офисных процессов всегда стремится к увеличению, так же как и количество потерь в производстве. И если не заниматься их оптимизацией, то они будут постепенно расти. Новые отчёты, процедуры, регламенты, – всё это ведёт к усложнению информационных потоков и увеличению численности офисных работников.
В связи с этим возникает потребность в периодической оптимизации офисных процессов и информационных потоков. Это необходимо и как для сокращения затрат, так и для обеспечения более гибкой и быстрой