Глава 6. Планирование своего рабочего времени
Каждый руководитель знает, как важно грамотно планировать своё время, чтобы успеть выполнить все поставленные задачи. Но порой, когда дел слишком много, возникает вопрос: как правильно распорядиться своими ресурсами, чтобы день прошел продуктивно? Часто ловишь себя на том, что день пролетел, но важные дела остаются несделанными и переносятся на завтра. А завтра превращается в послезавтра, и так далее.
Планирование – это целая наука, и мне хочется поделиться методом, который действительно помогает – «Матрицей Эйзенхауэра». Этот простой и эффективный инструмент позволяет определить приоритетность дел и избавиться от постоянной спешки и авралов.
Используя этот метод, вы сделаете вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными – называют те дела, которые нельзя отложить. Помните, что при неправильном планировании, все дела превращаются в важные и срочные (авральные). В основе матрицы – разделение задач на четыре категории:
A. Важные и срочные задачи – это дела, которые требуют немедленного решения, например, кризисные ситуации. Если вы эффективно планируете, таких задач будет немного, потому что они будут возникать только в случае форс-мажоров.
B. Важные, но не срочные задачи – это те задачи, на которых стоит сосредоточиться в первую очередь. Они требуют времени и внимания, но не нуждаются в немедленном выполнении. Это могут быть долгосрочные проекты, личные встречи с сотрудниками, забота о здоровье и саморазвитие. Важно понимать, что, если эти задачи постоянно откладывать, они перейдут в категорию авральных и создадут лишнюю нагрузку.
C. Срочные, но не важные задачи – сюда относятся дела, которые требуют вашего внимания, но на самом деле не играют большой роли в достижении целей. Это, например, неожиданные звонки, поручения, которые можно делегировать, или мелкие организационные вопросы. Научившись делегировать такие задачи, вы освободите время для более важных дел.
D. Не срочные и не важные задачи – это «пожиратели времени», от которых стоит избавляться. Бесконечные разговоры «ни о чем», социальные сети, проверка почты без необходимости. Такие задачи можно оставить на потом, а лучше – исключить из ежедневного плана.
Как быстро освоить навык планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления ежедневного плана. В своём ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и обозначьте их буквами. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать