Музейные собрания, фонды библиотек и архивов с точки зрения историка являются репрезентативной, систематизированной выборкой исторических источников (первичных, вторичных и т. д.); для исследователя это – и их преимущество (готовая выборка сберегает время поиска источников информации), и недостаток (т. к. выборка осуществлена не под цели и задачи данного исследования). Основная задача упорядочения собраний, фондов заключается в том, чтобы обеспечить наилучшую сохранность составляющих их музейных предметов, документов, изданий и их актуализацию – при обязательном условии корректного использования (в музеях – главным образом в виде экспозиций и выставок, т. е. «текстов», где доминирует невербальная информация). Полноценное их функционирование в качестве информационных ресурсов требует совершенствования стратегий комплектования, описания, типологического и сравнительно-исторического изучения музейных предметов – документов – изданий, а также методов, разрабатываемых источниковедением (историческим, музейным).
Экспозиции и выставки музеев как место репрезентации исторического знания представляют собой информационные системы, предназначенные для актуализации информации: при посредстве экспонатов исторический процесс отображается так, как он осмыслен авторами экспозиции, и воспринимается посетителями благодаря их способности к рефлексии. В архивах и особенно в библиотеках основное место репрезентации – читальные залы.
Выполнение этих двух функций невозможно без коммуникации участников информационного процесса, происходящего в рамках и на базе музеев – библиотек – архивов. Для информационного обеспечения исторической науки первостепенное значение имеет коммуникация хранителя информации и историка-профессионала, осуществляемая с целью получения нового знания (в результате извлечения информации из музейных предметов – документов – изданий) и его репрезентации в формах, присущих каждому из рассматриваемых хранилищ информации. Ее эффективность во многом зависит от технологий, которые должны быть адекватны решаемым задачам. В исторической науке и в музееведении им уделяется настолько большое внимание, что сформировались специальные дисциплины – историческая и музейная информатики. Адресатом в первом случае является исследователь, во втором – музейный посетитель и музейный сотрудник; первая «обслуживает» познавательную (научную) деятельность, для второй важнее прикладные аспекты.
Возможность симбиоза исторической науки и хранилищ информации (музеев – библиотек – архивов), о которой сказано выше, помимо прочего вытекает из предназначения этих институтов социальной памяти и их потребности друг в друге для его реализации: музеи – библиотеки – архивы аккумулируют и хранят отобранные на основе четкой системы принципов, разработанных музееведением – библиотековедением – архивоведением, репрезентативные