Правило № 2: ограничить собеседника во времени.
Это означает, что если инициатор переговоров – поставщик, лучше всего сразу после пожатия рук сообщить ему, что у вас для него "всего полчаса" или даже 15–20 минут. Во-первых, это дисциплинирует собеседника и заставляет излагать информацию максимально коротко и по существу, избегая ненужных предисловий и лирических отступлений. Во-вторых, это подчеркивает вашу занятость и важность (в хорошем смысле слова). При этом вы не отказали во встрече, вы нашли время для собеседника и это в некоторой степени скрытый комплимент в его адрес, знак уважения и внимания. Главное, во время разговора вести себя сдержанно, дружелюбно и по деловому. И если и поглядывать на часы, то не с первой минуты беседы, а ближе к концу озвученного вами временного интервала.
Правило № 3: ведите протокол переговоров – устные заявления и обещания бездоказательны.
Если переговоры ведутся устно, обязательно добейтесь письменного подтверждения достигнутых договоренностей. Хорошое, если на ваших переговорах присутствует секретарь или ассистент, который сможет максимально подробно зафиксировать обсуждение и достигнутые соглашения. Если такого человека нет, запишите сами ключевые договоренности, достигнутые с поставщиков и отправьте ему этот "мини-протокол" письменно с просьбой подтвердить.
У меня в практике было несколько случаев, когда поставщик отказывался от своих собственных слов под влиянием изменившейся ситуации или по прошествии некоторого времени. Увы, таковы современные реалии.
Правило № 4: всегда давайте максимально исчерпывающее описание необходимого товара, услуги, действия.
Наличие точных сведений помогает избежать недопонимания и возможных недоразумений. Чем доходчивей и яснее вы опишите свою потребность, тем проще вам будет получить желаемое. Если предметом переговоров является конкретная сделка, а не общие перспективы сотрудничества, берите с собой дополнительные материалы: техзадания, описания продукта, ТУ, чертежи, образцы, сертификаты качества и т.д.
Всё это после финального пожатия рук должно остаться у поставщика. И в качестве "контрольного выстрела" – ещё и продублировано по электронной почте. Чем больше информации – тем меньше недопонимания и недоразумений.
Правило № 5: не спешите с обещаниями.
Давать конкретные обещания можно только в одном случае: когда вы получили от поставщика подтверждение всех необходимых вам условий! В о всех остальных случаях идеальный закупщик оставляет себе возможность еще раз спокойно подумать, все взвесить, сравнить, проанализировать, посоветоваться с компетентными специалистами и только после этого дать окончательный ответ.
Поставщики, конечно, не лыком шиты. Они делают всё, чтобы вытянуть из закупщика заветное "договорились". И всё же не стоит с этим спешить. "Мы подумаем", "мне нужна