Если тема тайм-менеджмента интересует вас более глубоко, рекомендую прочитать мою книгу "Успеть всё! 15 способов управления временем". Мне эти 15 способов очень помогают!
Отдел или департамент?
Не следует изумляться тому, что люди так отделены друг от друга, что больше не могут друг друга понять, что они развязывают войны и убивают друг друга. Скорее следует поражаться тому, что люди верят, будто они близки, понимают и любят друг друга.
Карл Густав Юнг
Чем хорош отдел закупок? Прежде всего тем, что для составляющих его сотрудников открываются возможности разделения обязанностей. Один занимается исследованием рынка, расчетом потребности, размещением информации о закупках и поиском поставщиков, второй ведет переговоры и готовит контракты, третий организует логистику и следит за документооборотом, четвертый отслеживает исполнение договорных обязательств, пятый (руководитель) принимает окончательное решение о каждой сделке, осуществляет контроль работы отдела и следит за прозрачностью заключенных сделок. Каждый выполняет свои обязанности, и все хорошо.
Но это в теории.
На практике в отделах закупок редко существует качественное разделение обязанностей между сотрудниками. Гораздо чаще есть их количественное разделение. Это значит, что каждый сотрудник полностью отвечает за «свой» отдельный участок закупок. Например, за конкретную товарную группу, выполнение в ней всех заявок, за все поставки своего сырья от начала до конца, что подразумевает выполнение всех ранее перечисленных операций.
По сути дела, это все те же снабженцы-одиночки, только лишенные статуса исключительности, собранные в одной комнате, подчиняющиеся общему руководителю и обязательным для всех требованиям.
Такая ситуация характерна для крупных коммерческих и производственных компаний, в которых многочисленные заявки идут «шквалом» и разделять процесс закупки на отдельные операции просто нецелесообразно. При этом даже в случае полного контроля и полной ответственности закупщика за «свое» направление окончательное решение все равно принимается руководителем группы или отдела.
К минусам отдела закупок можно отнести ограниченность полномочий отдельных закупщиков. Как правило, выдача полномочий по принятию решений одному лицу значительно усложняет процесс.
Во-первых, на единственное уполномоченное лицо ложится слишком большая нагрузка, во-вторых, если при наличии всего одного «десижн-мейкера» вести переговоры с поставщиками вынуждены другие сотрудники отдела, они в той или иной степени дискредитируют себя перед поставщиками, поскольку их роль в качестве переговорщиков не подкрепляется достаточными полномочиями.
Правда, есть компании, в которых отдельные полномочия сотрудникам отдела закупок все-таки