Общая задача повышения эффективности функционирования бизнеса, как правило, напрямую связана с поиском оптимальных управленческих решений, причем управленческие решения основаны во многом на результатах работы учетных приложений.
В настоящее время наибольший резерв в повышении эффективности любой хозяйственной деятельности лежит в оптимизации управления, и учетное приложение, как правило, автоматизирует некоторый участок в цепи управления организацией или часть бизнес-процессов предприятия.
На каких участках используются учетные приложения? Для ответа на этот вопрос разберем, как работает любая организация. Самая простая модель организации – модель «черного ящика», когда мы ничего не знаем о том, что происходит внутри, но можем сказать, что организация потребляет на входе и что выдает на выходе (рис. 1–1).
Рис. 1–1. Схема деятельности предприятия в модели черного ящика
При таком описании функционирования предприятия цели управления могут быть сформулированы следующим образом (рис. 1–2):
Рис. 1–2. Обобщенные цели управления предприятием
Чтобы эффективно решать задачи управления с помощью учетных приложений, нужно представлять, как традиционно происходит управление любой организацией.
В общем виде процесс управления во всех сферах деятельности можно представить в виде так называемой петли управления, включающей циклическую последовательность следующих этапов: прогноз – > планирование – > деятельность по реализации планов – > учет и анализ результатов – > коррекция прогнозов и планов – > прогноз … (рис. 1–3).
Процесс управления имеет иерархическую структуру и включает несколько подуровней по направлениям деятельности (производство, сбыт, снабжение, финансы и др.), которые в свою очередь включают соответствующие бизнес-процессы. Управление предприятием всегда предполагает достижение неких целей (снижение издержек производства, повышение прибыли, увеличение качества и др.).
Руководитель или, в общем случае Лицо, Принимающее Решения (ЛПР) всегда стремится так сформировать петлю управления, чтобы добиться выполнения определенных целей и требований (рис. 1–4).
Рис. 1–3. Обобщенная схема управления предприятием
Рис. 1–4. Требования ЛПР к петле управления
Разберем схему управления предприятием более подробно (рис. 1–5) и рассмотрим, какие задачи нужно автоматизировать на каждом этапе, какова очередность автоматизации.
Из схемы видно, что для того, чтобы анализировать и повышать эффективность бизнеса, необходимы данные, на основании которых эту эффективность можно считать. Т. е. без автоматизации учета и контроля никакие дальнейшие вычисления невозможны. Поэтому программы автоматизации учетной деятельности – это тот фундамент, на котором построен анализ и управление любым предприятием, управление любой хозяйственной деятельностью.