Выполнение действий, связанных с организацией перевозок грузов, невозможно без предварительного их согласования с перевозчиками и грузоотправителями. Это достигается в процессе организации выполнения обязательств по перевозке и выражается в определенных правовых формах, в результате чего конкретизируются объемы перевозок грузов и уточняются сроки.
С учетом особенностей перевозок грузов на различных видах транспорта документы, регулирующие организацию перевозки грузов, имеют различную правовую форму: при перевозках в прямом сообщении – это заявка (заказ), договор об организации перевозок грузов; при перевозках грузов в прямом смешанном сообщении – ежесуточная заявка, недельный календарный план, месячный график подачи судов.
При выполнении обязательств по перевозке грузов с участием грузоотправителя и перевозчика важную роль играет заявка.
Заявка является важнейшим средством организации перевозки грузов; в ней конкретизируется задание и определяются показатели, обеспечивающие разовую перевозку. Грузоотправитель обязан подавать заявки перевозчику не менее чем за 10 суток до начала перевозок грузов (ст. 11 УЖТ), а на перевозку грузов, направляемых на экспорт и в прямом смешанном сообщении, – не менее чем за 15 дней до начала перевозки грузов.
Заявка на перевозку грузов представляется грузоотправителем в уполномоченные перевозчиком подразделения, перечень которых с указанием их места нахождения устанавливается перевозчиком и доводится до сведения грузоотправителей с указанием объема перевозки грузов в вагонах и тоннах в соответствии с установленной номенклатурой, с распределением по родам грузов, станциям назначения и датам погрузки.
Однако если грузоотправитель подал заявку на перевозку грузов не на специальном бланке и с нарушением предусмотренных Уставом сроков, но указал в ней сведения, необходимые для осуществления перевозки (в частности, объем перевозки грузов в вагонах и тоннах в соответствии с установленной номенклатурой, с распределением по родам грузов, станциям назначения и датам погрузки), а перевозчик такую заявку принял к исполнению, то при неисполнении или ненадлежащем исполнении такой заявки перевозчик и грузоотправитель несут ответственность, предусмотренную Уставом железных дорог.
Особенностью в порядке подачи заявки на железнодорожном транспорте является установление в ст. 11 УЖД оснований, когда перевозчик имеет право отказать в согласовании заявки на перевозку грузов (в транспортных кодексах и уставах других видов транспорта таких оснований не предусмотрено).
В соответствии со ст. 11 УЖД такой отказ возможен в случаях:
введения согласно ст. 29 Устава прекращения или ограничения погрузки, перевозки грузов по маршруту следования груза;
отказа владельца инфраструктуры в согласовании заявки на перевозку груза;
обоснованного