Пересмотр документов проводится один раз в год (в случае если не вносились изменения) на основании сведений, получаемых от персонала лаборатории.
Проверка действующих документов проводится не реже 1 раза в 12 месяцев и может осуществляться в ходе проведения внутренних аудитов. Во время проверки проверяется:
– соответствие документации требованиям законодательства и нормативных документов;
– соответствие обозначений, структурного построения и содержания документа;
– использование точных и однозначных определений и понятий;
– однозначное и правильное распределение ответственности, полномочий и выполнения деятельности;
– достаточность детального описания процесса и объема документирования для доказательства правильности протекания процесса.
Процедура проверки внутренних и внешних документов включает в себя оценку:
– сроков действия документов;
– актуальности их содержания;
– физического состояния.
По итогам проверки могут быть приняты решения:
– о необходимости переработки документа (внесения в него изменений);
– о разработке нового документа (новой редакции документа);
– о сохранении документа в действии без изменений;
– о необходимости восстановления документа путем копирования, тиражирования или покупки нового экземпляра внешнего документа;
– об отмене действия и изъятии документа.
Ведение внешнего фонда нормативной документации обеспечивает:
– своевременное обновление фонда нормативной документации и приобретение необходимых для этого документов;
– оперативное информирование специалистов об утвержденных стандартах и изменениях к ним.
Хранение и архивирование документов. Рабочие копии документов хранятся на местах у сотрудников, получивших копию и зарегистрированных в «Листе учета копий». Эти сотрудники несут ответственность за сохранность копий и доступность этих документов для сотрудников их подразделений.
По истечении срока действия, в случае отмены документа в результате разработки нового документа или введения новой редакции документ изымается из обращения. Отмененный документ идентифицируется надписью от руки или штампом «Отмена» с указанием даты отмены и подписью. При отмене документа все его зарегистрированные копии должны передаваться в архив. Факт сдачи в архив фиксируется в Акте сдачи документов в архив, а документы регистрируются в Журнале учета архивных документов.
Резервное копирование и восстановление документов. Резервные копии документов на электронном носителе хранятся в виде файлов с ограниченным допуском. Они могут размещаться