На первоначальном этапе документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ. На втором этапе документ легализуется в консульском учреждении РФ в данном государстве.
При легализации документа в РФ на первом этапе документ заверяется в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого был выдан. На втором этапе документ легализуется в департаменте консульской службы Министерства иностранных дел РФ.
Процедура легализации на практике отличалась сложностью, несовершенством, требовала значительных затрат. В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. была подписана многосторонняя Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, которая для РФ вступила в силу 31 мая 1992 г.
В соответствии с данной Конвенцией на документах, совершенных компетентными органами одного государства и предназначенных для использования на территории другого государства, проставляется специальный штамп (апостиль). Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в необходимом случае подлинность печати или штампа, которым скреплен данный документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документ, на котором проставлен апостиль, может быть использован в любой из стран – участниц Гаагской конвенции.
Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Если документ, представляемый на проставление апостиля в РФ, предъявляется на иностранном языке, он обязательно должен сопровождаться переводом на русский язык. Верность перевода свидетельствует нотариус, а если он не владеет иностранными языками, перевод делается переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус. Для всех документов, представляемых на перевод для дальнейшей передачи на проставление апостиля, переводчиком соблюдается особая форма перевода такого документа.
Приведем пример. В арбитражный суд обратилась швейцарская компания с иском о признании недействительным договора купли-продажи пакета акций, проданного на конкурсе. Арбитражный суд отказал в принятии искового заявления, сославшись на то, что представленные швейцарской фирмой документы о регистрации фирмы и доверенность на предъявление иска подписаны ненадлежащим образом и не прошли процедуру легализации.
Швейцарская фирма обжаловала определение об отказе в принятии искового заявления, сославшись на то, что представленные ею документы не требуют легализации и оформлены в порядке, определенном международным договором.
Российская Федерация и Швейцария являются участницами Гаагской