Существует тесная взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления в целом. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации коммуникаций между сотрудниками.
Эволюция форм документооборота происходила под влиянием множества факторов, основными из которых можно считать:
развитие государственности и аппарата государственного управления;
развитие форм организации коллективного производства, создания и укрупнения предприятий, развитие менеджмента как науки и практики управления;
появление новых средств документирования и коммуникаций, информационные революции;
развитие культуры и образования.
Существенные изменения в каждой из названных сфер давали импульсы поиску организационно-технологических форм документооборота (далее – форм документооборота), соответствующих новым потребностям.
О документообороте в современном понимании, на наш взгляд, можно говорить начиная с конца XIX в. (с развитием соответствующих этому периоду форм государственной власти и управления, капиталистических предприятий, а также началом четвертой информационной революции). Всплеск интереса к вопросам документооборота в конце XIX – начале ХХ в. совпадает по времени с формированием менеджмента в современном понимании (как науки и практики управления), когда функция управления предприятиями обособилась от функций собственника, происходило укрупнение предприятий, развитие инфраструктуры и средств коммуникаций.
Вместе с тем в нашей стране этому предшествовали определенные исторические формы организации работы с документами, связанные с появлением понятия «делопроизводство».
Исторические формы отечественного делопроизводства подробно рассмотрены в трудах историков и документоведов К.Г. Митяева, Н.П. Ерошкина, Т.В. Кузнецовой, М.П. Илюшенко и др. [106–109, 110, 114]. В рамках рассмотрения эволюции форм документооборота отметим следующие периоды, соответствующие периодам развития государственных органов в дореволюционной России (приказы – коллегии – министерства).
Приказное делопроизводство (с конца XV в. до конца XVII в.), выделение делопроизводства как сферы деятельности в государственных учреждениях, которое в этот период основывалось главным образом на традициях и обычаях. Тем не менее в XVII в. в приказах как учреждениях выработались определенные нормы оформления документов и технология их прохождения [109, с. 22–23].
Коллежское делопроизводство (от Генерального регламента 1720 г. до начала XIX в.) в коллегиях как высших органах государственного управления, учрежденных Петром I, отличалось четкой регламентацией документирования работы коллегий и порядка работы с документами вплоть до их сдачи в архив [114, с. 22–23]. Предусмотренное Генеральным регламентом применение журнальной формы регистрации