Zeitmanagement. Klaus-Dieter Thill

ist jedoch eine exakte Ermittlung der benötigten Stellen, die sich mit Hilfe der folgenden Vorgehensweise durchführen lässt:

      (1) Ermittlung der in der Praxis anfallenden Arbeiten / Arbeitsvorgänge. (2) Feststellung der Arbeitsmenge, d. h. Bestimmung, wie oft die in Schritt 1 ermittelten Arbeiten in einem bestimmten Zeitraum (z. B. Woche, Monat) anfallen. (3) Ermittlung der mittleren Bearbeitungszeit für die Arbeiten aus (1). (4) Berechnung der Gesamtarbeits-Minuten aus den anfallenden Arbeiten (1), der Arbeitsmenge (2) und der mittleren Bearbeitungszeit (3) für den Betrachtungs-Zeitraum. (5) Feststellung der Arbeitszeit (in Minuten) einer Vollzeit-Mitarbeiterin im Zeitraum, der in (1) definiert wurde. (6) Division der Gesamtarbeits-Minuten (4) durch die Arbeitszeit-Minuten = Anzahl der benötigten Vollzeit-Mitarbeiterinnen. Die Angaben zu den Schritten 1 bis 3 lassen sich mit Hilfe der Zeitverwendungs-Analyse ermitteln.

      2.3 Zehn Minuten en passant für eine gute Zeitverwendung

      Ohne größeren Zeitaufwand können Sie auch immer wieder zwischendurch die Funktionalität Ihrer praxisinternen Zeitnutzung überprüfen: ein entsprechender Besprechungspunkt im Team-Meeting zum Ende der Woche sowie ein retrospektiver Blick auf Wartezeiten und Unerledigtes liefern Ihnen bereits entscheidende Anhaltspunkte für mögliche Veränderungsnotwendigkeiten. Aus der Kontinuität eines derartigen Handelns, das pro Woche nicht mehr als zehn Minuten beansprucht, erwächst ein nicht belastender, aber nachhaltiger Optimierungsprozess mit positiven Auswirkungen auf Arbeitsbelastung, Produktivität, Motivation, Patientenzufriedenheit und Erfolg.

      2.3 Kurz festgehalten: Die Hektik-Notiz

      In jeder Arztpraxis kann es zu Situationen kommen, in denen es hektisch wird. Sind sie jedoch ein Dauerzustand, liegt ein Systemfehler vor, dem man mit einem simplen Verfahren, der Hektik-Notiz, begegnen kann. Seine Umsetzung ist einfach: jedes Team-Mitglied hält den Zeitpunkt sowie den vermuteten Anlass beginnender Hektik auf einem Zettel fest oder notiert diese Angaben ex post. Die Hektik-Notizen werden bis zur jeweils nächsten Teambesprechung gesammelt und dann gemeinsam ausgewertet. Auf diese Weise erfahren nicht nur alle Mitarbeiterinnen und der Arzt / die Ärzte, was wen zu welchem Zeitpunkt in Hektik gebracht hat, sondern es wird auch möglich. Situationen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und so tragfähige und alle entlastende Lösungen zu entwickeln.