3.1.4.4 Arbeitnehmer bleibt „Herr seiner Daten“
Damit der Arbeitnehmer „Herr seiner Daten“ bleibt, war es notwendig, ihm eine Möglichkeit zu geben, eine Zuordnung in der Datenbank vorzunehmen. Dies wird durch drei Zugriffsmöglichkeiten umgesetzt:
1 Vollsperrung für alle Arbeitgeber: Ob dies eine sinnvolle Möglichkeit ist, bleibt offen. Alle Arbeitgeber, die die Lohnsteuerdaten abrufen, erhalten die Meldung „keine Zugriffsberechtigung“.
2 Negativliste für Arbeitgeber: In diesem Fall lässt der Arbeitnehmer konkrete Arbeitgeber für den Abruf sperren. Die Zuordnung zu dem Arbeitgeber erfolgt anhand der Steuernummer. Der Arbeitnehmer kann dann alle seine Arbeitgeber sperren, die nicht die Hauptarbeitgebereigenschaft erhalten sollen.
3 Positivliste für Arbeitgeber: Der gemeldete Arbeitgeber erhält die Hauptarbeitgebereigenschaft, alle anderen Arbeitgeber erhalten die Meldung „keine Zugriffsberechtigung“. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, bis zu zehn Arbeitgeber zu melden.
Ist der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer gesperrt worden oder nicht in der Positivliste vorhanden, wird sein Zugriff abgelehnt. Es werden keine ELStAM übermittelt, auch nicht die Lohnsteuerklasse VI. Der Arbeitgeber muss dann reagieren und beim Arbeitnehmer nachfragen, warum er abgelehnt wird.
Hinweis
Einige Softwaresysteme werden in diesen Fällen automatisch die Lohnsteuerklasse VI setzen und eine entsprechende Meldung herausgeben.
3.1.4.5 Authentifizierung
Für den Datenabruf ist die Authentifizierung im ELSTER-Online-Portal zwingend erforderlich. Das seit 2009 notwendige Zertifikat für die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist nur drei Jahre gültig und muss dann verlängert werden. Evtl. muss der Arbeitgeber vor dem Abruf der ELStAM-Daten eine Verlängerung beantragen.
Wird die Entgeltabrechnung durch einen Dienstleister vorgenommen, muss vor dem Initiallauf die Berechtigung des Dienstleisters für den Datenabruf geklärt werden. In der ELSTER-Datenbank (DB) muss der Arbeitgeber den Dienstleister für den Datenabruf autorisieren. Der Dienstleister ruft die Daten seinerseits mithilfe der Steuer-ID des Arbeitgebers und seiner eigenen Steuer-ID ab. Bei einem Wechsel des Dienstleisters muss der Arbeitgeber dies in der ELSTER-DB eintragen. Der alte Dienstleister ist dann gesperrt und kann keine Daten mehr abrufen. Diese Regelungen sind auch bei einer betriebs- oder konzerninternen Dienstleistung zu beachten.
3.1.4.6 Notwendige Abrufdaten
Für den Abruf sind die folgenden Daten vom Arbeitgeber vorzugeben:
Steuer-ID des Arbeitnehmers,
Kennzeichen Hauptarbeitgeber,
melderechtliches Geburtsdatum,
zu berücksichtigender Freibetrag (bei St-Kl. VI mit Freibetrag),
Datum für ELStAM-Anmeldung ohne Eintritt,
Datum für ELStAM-Abmeldung ohne Austritt,
Referenzdatum Arbeitgeber (Datum, ab wann dem AG die ELStAM geliefert werden sollen).
3.1.4.6.1 Steuerliche ID-Nummer
Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer seine Erlaubnis zum Datenabruf geben. Dafür genügt die Bekanntgabe der steuerlichen ID-Nr. Sollte der Arbeitgeber die ID-Nr. nicht vom Arbeitnehmer erhalten, darf er die Daten auch dann nicht abrufen, wenn er die ID-Nr. kennt. Beim Initiallauf kann davon ausgegangen werden, dass alle gespeicherten Arbeitnehmer die Erlaubnis gegeben haben.
3.1.4.6.2 Kennzeichen Hauptarbeitgeber
Das Feld „Hauptarbeitgeber“ oder „1. Arbeitgeber“ signalisiert dem System, dass die Hauptlohnsteuerklasse vergeben werden muss. Die ELSTER-Datenbank nimmt keine inhaltliche Prüfung des angemeldeten Sachverhaltes vor. Ist kein Hauptarbeitgeber vorhanden und die Anmeldung ohne das Kennzeichen erfolgt, wird die LSt-Klasse VI vergeben. Alle weiteren ELStAM werden mit übersandt.
Wichtig
Der Arbeitgeber muss die übermittelten ELStAM so verwenden, wie sie bereitgestellt werden. Er muss dies auch tun, wenn ihm die Daten suspekt vorkommen, der Arbeitnehmer z. B. LSt-Klasse I hat, obwohl er verheiratet ist. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass der Arbeitnehmer sich durchaus ungünstigere Steuermerkmale eintragen lassen kann.
3.1.4.6.3 Melderechtliches Geburtsdatum
Vorsicht
Das Geburtsdatum muss das gleiche sein, das im Personalausweis oder im Pass steht. Es kann sein, dass der Arbeitnehmer ein Fantasiegeburtsdatum in seinen Personaldokumenten stehen hat, z. B. 00.00.JJJJ oder 30.02.JJJJ oder TT.MM.2099. In diesen Fällen ist das Geburtsdatum nicht bekannt. Um eine Sozialversicherungsnummer zu erhalten, müsste in der DEÜV aber ein „echtes“ Geburtsdatum eingegeben werden, z. B. 01.01.JJJJ. Wird der Abruf mit diesem Datum aus dem Stammsatz vorgenommen, kommt es zu einer Fehlermeldung. Evtl. muss im ELStAM-Verfahren ein abweichendes steuerliches Geburtsdatum verwendet werden.
3.1.4.6.4 Zu berücksichtigender Freibetrag bei LSt-Klasse VI
Da die Lohnsteuer nur der Abschlag auf die Einkommensteuer ist, sollten die monatlichen Lohnsteuerbeträge in einem Jahr möglichst nahe an die Einkommensteuer herankommen. Die Lohnsteuerklasse VI wird allerdings ohne Freibeträge gerechnet, so dass es zu einer zu hohen Steuer kommen kann. Um diesen Nachteil bereits bei der monatlichen Entgeltabrechnung auszugleichen, konnte bei LSt-Klasse VI ein Freibetrag eingetragen werden, jeweils in Höhe des zu versteuernden Einkommens, und bei LSt-Klasse I wurde ein entsprechender Hinzurechnungsbetrag eingetragen. Im ELStAM-Verfahren wird dieser Freibetrag nicht automatisch übermittelt. Er wird vom Finanzamt in einer Summe eingetragen und der Arbeitgeber muss beim Abruf der ELStAM mit angeben, wie hoch der abzurufende Freibetrag sein soll. Diese Information muss er vom Arbeitnehmer bekommen. Alternativ können Arbeitnehmer der Finanzbehörde mitteilen, welcher Arbeitgeber den Freibetrag in der Steuerklasse VI erhalten soll. Somit entfällt die Notwendigkeit, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über den Freibetrag informieren muss und dieser eine Ab- und Anmeldung zum Abruf des Freibetrags vornehmen muss.
Vorsicht
Diese Regelung gilt nur bei LSt-Klasse VI, bei allen anderen LSt-Klassen wird der Freibetrag automatisch mitgeliefert.
3.1.4.6.5 Datum für ELStAM-Anmeldung ohne Eintritt
Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer anzumelden, die vorher keinen echten Austritt hatten. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.
3.1.4.6.6 Datum für ELStAM-Abmeldung ohne Austritt
Dieses Datum wird benötigt, um Arbeitnehmer steuerlich abzumelden, bei denen das arbeitsrechtliche Beschäftigungsverhältnis jedoch bestehen bleibt. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber arbeitet.
3.1.4.6.7 Referenzdatum