На заре создания финансового софта существовала возможность занесения расходов только до трёх уровней в глубину. На сегодня, четырёх уровневая древовидная структура – стандарт большинства программ по учёту домашних финансов. Количество категорий и статей определяется покупательной способностью, широтой и глубиной контроля, стилем потребления, уровнем жизни, финансовой образованностью. Некоторые спросят: зачем так сильно заморачиваться? Допустим, по окончанию месяца, ваша программа покажет, 50 % всех доходов вы потратили только на статью «вещи», что мало информативно. Формируя отчёт по категориям и подкатегориям, разложив купленные вещи на обувь, одежду, бытовую технику, косметику, станет понятно, на что конкретно были израсходованы деньги. Такой анализ облегчит понимание характера текущих расходов, а значит сможет улучшить контроль над ними.
С другой стороны, не стоит впадать в крайности, «выращивая» слишком разветвлённое дерево расходов. С годами некоторые статьи как старые ветки отмирают полностью, а избавиться от них нельзя. Программа не уберёт их из своей памяти пока в ней занесены хоть-какие суммы. Либо удаляем историю за все периоды, либо объединяем с другой статьёй, что тоже не всегда бывает корректно при анализе многолетней статистики.
Естественное развитие финансового опыта и знаний выглядит следующим образом. Изначально семья вносит как можно большее количество своих расходов в разные статьи не всегда взаимно согласованные по видам и категориям. Постепенно отшлифовывается система учёта, её инструменты, потребительские привычки. Через два-три года оформляется общая структура. После чего происходит постепенная оптимизация иерархического дерева расходов. Всех мелких и нестандартных ситуаций за ранее предвидеть невозможно и когда они возникают, не обязательно заводить одноразовую статью. Для подобных случаев предусмотрена статья «прочее».
Неоднозначно трактуемые расходы
Необходимо обязательно договориться со своей второй половинкой куда заносить неоднозначно трактуемые расходы. Существуют статьи, назначение которых можно толковать всегда по-разному, в зависимости от ситуации. Посещение кафе и ресторанов с целью приятного время препровождения я отношу к статье «развлечения». Если компанию мне составили коллеги по работе или партнёры по бизнесу, логичнее отнести затраченные суммы в «рабочие расходы». Комплексные обеды в таком кафе могут проходить по статье «еда», но их ошибочно относят к «рабочим расходам» что не совсем верно. Работаете вы или нет, питаться приходиться ежедневно.
Обычно в семьях, за частью подкатегорий и даже категорий закреплено персональное шефство одного из супругов.