Aprender Office 2010 con 100 ejercicios prácticos. MEDIAactive

ortográfica y gramatical de nuestros documentos. Office 2010 incorpora aplicaciones con la función Ortografía, incluida en el grupo de herramientas Revisión de la pestaña Revisar. Los programas de la suite utilizan un diccionario predeterminado basado en el idioma en el que se instalan, pero el programa dispone de otros diccionarios que pueden adaptarse a la lengua en que se trabaje. En este ejercicio aprenderemos a usar las funciones comunes de edición de Office 2010 dedicadas a la corrección ortográfica de documentos.

      IMPORTANTE

      En la versión 2010 de la aplicación, el atajo en el teclado que sirve para activar la corrección ortográfica, es la tecla F7.

      1.Llevaremos a cabo esta práctica sobre un documento de Word 2010 nuevo, denominado Para corregir.docx, y que puede descargar desde nuestra página web. Una vez abierto en el área de trabajo, pulse sobre la pestaña Revisar de la Cinta de opciones.

      2.En las tres aplicaciones más utilizadas de Office, es decir, en las aplicaciones Word, Excel y PowerPoint es común que dentro de esta pestaña, en la primera sección haya un apartado dedicado a la revisión. Empecemos el ejercicio de corrección. Pulse el icono Ortografía y gramática.

      3.Inmediatamente después se abrirá un cuadro de diálogo Ortografía y gramática: Español. Esto puede variar dependiendo del idioma en que haya instalado el programa, y el diccionario que esté usando. En este cuadro el programa se ocupa de revisar los errores gramaticales y ortográficos. La primera errata detectada es una palabra sin tilde. Observe que aparece en rojo el error, en la ventana superior, y en la inferior, bajo el término sugerencias, las posibles correcciones. En este caso, pulse sobre el botón Cambiar para otorgarle tilde a últimos.

      4.El programa se ocupa de corregir el error y sigue adelante en su búsqueda. Lo siguiente que encontramos es un apellido ruso. La sugerencia no tiene nada que ver. Podemos hacer dos cosas, o bien es un nombre anecdótico y no vamos a tratarlo nunca más, y por tanto podemos no corregirlo y usar la opción Omitir (si sólo aparece una vez) u Omitir todas (si aparece muchas veces), pero en este caso seleccione la opción Agregar al diccionario.

      5.La siguiente alerta vuelve a ser rusa, y no tiene sugerencias. En este caso puede decidir que el revisor no detecte esta palabra como error, omitiéndola. Pulse dos veces el botón Omitir todas.

      6.Esto último lo hemos hecho porque la siguiente palabra era también rusa. Lo siguiente que aparece mal es un error de concordancia. El autor ha escrito en plural cuando debería haber escrito el determinante en singular. Si no sabe qué quiere decir, pulse el botón Explicar…

      7.Emerge una ventana que da cuenta del error, explicando qué falla. Cierre la ventana con el botón de aspa, aplique la opción Cambiar y para terminar este ejercicio cierre el cuadro.

      IMPORTANTE

      Por defecto, la opción Revisar gramática se encuentra activada en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática. La revisión del documento se llevará a cabo tanto ortográfica como gramaticalmente. Para omitir esta revisión gramatical, sólo tiene que desactivar esta opción.

      019Inspeccionar documentos

      INSPECCIONAR UN DOCUMENTO quiere decir eliminar cierta información personal incluida en, por ejemplo, las propiedades de los archivos, información que no se desea compartir con otras personas. Este proceso, incluido en la versión anterior como novedad, se ha mantenido en la versión actual, la de Office 2010. En este ejercicio aprenderemos a inspeccionar nuestros documentos y a suprimir cierta información que podría considerarse confidencial.

      IMPORTANTE

      Si encuentra contenido oculto después de la inspección, y lo elimina, es posible que no pueda recuperarlo de ningún modo. Por eso es importante trabajar sobre copias de los documentos originales.

      1.Este ejercicio será abordado desde un documento ya usado de Excel, denominado Datos de series.xls. Una vez abierto en el área de trabajo, entraremos en la vista Backstage para empezar con este ejercicio. Para ello, haga clic sobre la pestaña Archivo y dentro de la vista localice el comando Guardar como y pulse sobre dicho comando.

      2.Aparecerá un cuadro Guardar como. Inserte un 2 al final del nombre, pulse el botón Guardar para almacenar el archivo y una vez hecho esto, entre en la vista Backstage.

      3.Situados por defecto en la pestaña Información, procederemos a trabajar desde aquí. Lo primero que haremos es entrar dentro de la opción Comprobar si hay problemas para, como dice la información adscrita, poder mejorar el envío y recepción de documentos, sin que tengan problemas. Pulse sobre la punta de flecha de esta opción para visualizar su contenido y haga clic sobre la opción Inspeccionar documento.

      4.Se abre una ventana Inspector de documento en la que hay ciertas opciones verificadas (en este caso todas) y que no difiere mucho de la ventana Inspector de documento que veríamos si trabajamos con Word, por ejemplo, salvo por pequeñas variaciones como el campo verificado Filas y columnas ocultas, Hojas de cálculo ocultas, etc. Realizaremos la inspección del documento de todas las opciones presentadas, aunque tenga en cuenta que, si lo prefiere, puede eliminar la selección de estas opciones para que el inspector pase por alto algunos datos. Recuerde que para ello sólo tiene que desmarcar las pestañas verificadas. Pulse sobre el botón Inspeccionar.

      5.Acto seguido el programa ejecuta la orden y, como en el caso ilustrado, aparece una serie de opciones, molestas, detectadas. En concreto una que refiere lo siguiente: Propiedades del documento e información personal. Se encontró la siguiente información del documento. El nombre del autor y las propiedades del documento. El programa ofrece la posibilidad de eliminar esta información. Pulse el botón Quitar todo.

      6.Los datos señalados desaparecen al instante. Fíjese en el signo