Д – т 70 К – т 71 – на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, – при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:
Д – т 94 К – т 71 – на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;
Д – т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К – т 94 – на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;
Д – т 91 К – т 94 – на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;
Д – т 70 К – т 73 – на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.
Пример.
Организация выдала аванс наличными денежными средствами под оказание услуги сторонней организацией на сумму 10 000 руб. Фактическая стоимость этой услуги (с учетом НДС) составила 8260 руб. Остаток неиспользованного аванса был сдан в кассу организации подотчетным лицом организации, оказавшей услугу. В бухгалтерском учете должны были быть оформлены следующие проводки:
Д– т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные», К– т 51 – 10 000 руб.
Д– т 20 К– т 60 – 7000 руб. – на сумму стоимости оказанной услуги;
Д– т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» К– т 60 – 1260 руб. – на сумму НДС по стоимости оказанной услуги;
Д– т 60 К– т 60, субсчет «Авансы выданные», – 8260 руб. – на сумму зачтенного аванса;
Д– т 50 К– т 60 – 1740 руб. – на сумму остатка неиспользованного аванса, внесенного в кассу организации;
Д– т 68 К– т 19 – 1260 руб. – на сумму НДС, предъявленную к зачету или возмещению.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс:
– на оплату труда;
– на оплату услуг связи;
– на оплату транспортных услуг;
– на оплату коммунальных услуг;
– на оплату аренды за пользование имуществом;
– на приобретение основных средств;
– на приобретение материалов;
– на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов);
– на расчеты с поставщиками товаров и т.д.
Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных