Расчет размера ежемесячных отчислений в резерв на оплату отпусков отражается организацией в специальном расчете (смете).
Пример.
Учетной политикой организации для целей налогообложения предусмотрено создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работникам.
Установлена предельная сумма отчислений в резерв – 1 200 000 руб.
Определен ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков.
Предполагаемый годовой фонд оплаты труда – 12 000 000 руб.
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда с учетом единого социального налога (за вычетом страховых взносов на обязательное пенсионное страхование) – 13 440 000 руб. [12 000 000 руб. + (12 000 000 руб. x12 %)].
Предполагаемая сумма, направленная на оплату отпусков, – 1 000 000 руб.
Сумма единого социального налога (за вычетом страховых взносов на обязательное пенсионное страхование), относящаяся к оплате отпусков, – 120 000 руб. (1 000 000 руб. x12 %).
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков – 1 120 000 руб. (1 000 000 руб. + 120 000 руб.).
Таким образом, ежемесячный процент отчислений в резерв должен был составить 8,33 % [(1 120 000 руб.: 13 440 000 руб.) x100].
Для целей исчисления налога на прибыль в состав отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работников организации могут быть включены расходы на оплату не только основного ежегодного отпуска, но и дополнительных отпусков, в том числе за ненормированный рабочий день (письмо УМНС России по г. Москве от 17.06.2003 № 26-12/32465).
Суммы оплаты отпусков, начало которых приходится на один календарный год (например, 2008 год), а окончание – на следующий год, полностью учитывается за счет резерва, созданного в 2008 году.
Согласно п. 2 ст. 324.1 НК РФ расходы на формирование резерва относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников.
Если даже в каком-либо месяце сумма фактически выплаченных отпускных (включая единый социальный налог) окажется больше, чем размер сформированного резерва на оплату отпусков, на расходы для целей налогообложения прибыли относятся только суммы ежемесячных отчислений в резерв.
В соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ на конец налогового периода (31 декабря отчетного года) организация обязана провести инвентаризацию созданного резерва.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день налогового периода, организация обязана по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был создан, включить в расходы сумму фактических расходов