4.In diesem Fall wurde für die E-Mail-Adresse noch kein Microsoft-Konto erstellt, deshalb wird das Erstellen eines Kontos angeboten. Klicken Sie auf den entsprechenden Link.
5.Geben Sie für das Microsoft-Konto ein sicheres Passwort ein, das aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern sowie Sonderzeichen bestehen sollte.
6.Im nächsten Schritt werden Sie zur Eingabe Ihres Geburtsdatums aufgefordert. Wählen Sie die entsprechenden Daten aus den Menüs aus.
7.Nun wird ein Bestätigungscode an die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse gesandt. Geben Sie diesen Code in das Feld ein und bestätigen Sie mit Weiter.
8.Geben Sie jetzt noch Ihren eigenen Namen sowie Ihren Firmennamen an und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Teams einrichten. Falls Sie keine Firma haben, geben Sie als Firmennamen einfach Ihren eigenen Namen ein bzw. den Namen Ihres Vereins, Ihrer Organisation etc.
Mit der Registrierung erfolgt automatisch eine Anmeldung auf der Microsoft-Teams-Seite, und es wird Ihnen die Web-Benutzeroberfläche angezeigt. Nachdem Sie sich für Microsoft Teams registriert haben, melden Sie sich zukünftig auf der Microsoft-Teams-Seite an, indem Sie unter der Webadresse https://teams.microsoft.com Ihre Daten eingeben bzw. die im Browser gespeicherten Daten auswählen.
1.2 Kostenlose Version im Vergleich mit den Abo-Varianten
Wenn Sie mit gewissen Beschränkungen, z. B. im Hinblick auf die verwendbaren Dateigrößen, leben können, brauchen Sie für Microsoft Teams dauerhaft nichts zu bezahlen. Neben der kostenlosen Version gab es im März 2020 aber auch drei kostenpflichtige Abo-Varianten von Microsoft Teams bzw. Microsoft 365:
•Microsoft 365 Business Basic
•Microsoft 365 Business Standard
•Microsoft 365 E3
Ein Upgrade lässt sich auf der Microsoft-Teams-Seite innerhalb weniger Minuten durchführen, indem Sie dort zunächst rechts oben auf Ihr Profilbild bzw. auf das Platzhalterbild klicken und dann im Menü die Schaltfläche Upgrade wählen. Als Nächstes werden Ihnen die unterschiedlichen Abo-Pläne angezeigt, und Sie können mit der Schaltfläche Jetzt aktualisieren Ihre Auswahl treffen. Lediglich bei der Enterprise-Version (Microsoft 365 E3) müssen Sie zum Upgraden Kontakt mit dem Microsoft-Vertrieb aufnehmen.
Zu Microsoft 365 noch ein kleiner Hinweis: Bei Redaktionsschluss hieß dieses Abo noch »Office 365« und so ist es deshalb auch noch auf der einen oder anderen Abbildung in diesem Buch zu lesen. Es hat sich aber nur der Name geändert, nicht das Produkt.
Sollten Sie mit der kostenlosen Version von Microsoft Teams an die Grenzen stoßen, lässt sich innerhalb weniger Minuten ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Abo-Version durchführen.
Schon mit der kostenlosen Version von Microsoft Teams lässt sich durchaus arbeiten. Es sind bis zu 300 Benutzer erlaubt, die in Teams unbegrenzt chatten und nach Informationen suchen oder Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Hierbei kann – wiederum kostenlos – auf über 250 integrierte Anwendungen zurückgegriffen werden. Auch das Halten von Audio- und Videotelefonaten, die Bildschirmfreigabe sowie das verschlüsselte Speichern und Senden von Dateien sind in der kostenlosen Version inklusive.
Deutliche Beschränkungen gibt es allerdings unter anderem bei den verwendbaren Dateigrößen. So stehen in der kostenlosen Version pro Nutzer lediglich 2 Gigabyte für das Anfügen von Dateien in einem Chat zur Verfügung – in den Microsoft-365-Business-Versionen steht dafür bis zu 1 Terabyte Speicherkapazität zur Verfügung, und in der Enterprise-Version (Microsoft 365 E3) ist die Dateigröße pro Nutzer – genauso wie die Nutzerzahl – sogar unbegrenzt.
Solche Größenbeschränkungen gelten auch für die Dateifreigabe: In der kostenlosen Version ist die Dateifreigabe auf 10 Gigabyte begrenzt, während die Grenze in den kostenpflichtigen Abo-Versionen bei 1 Terabyte liegt.
Die in einer Abo-Variante enthaltenen Funktionen werden Ihnen auf der Upgrade-Seite übersichtlich vorgestellt (Hinweis: ab 21. April 2020 »Microsoft 365« statt »Office 365«).
Was in der kostenlosen Version von Microsoft Teams außerdem fehlt, sind spezielle Tools für Mitarbeiter in Service und Produktion, die der Zeitplanung, Aufgabenverwaltung und der Kommunikation in diesen Bereichen dienen. Auch Funktionen zum Planen und Aufzeichnen von Besprechungen stehen in der kostenlosen Version nicht zur Verfügung. Nur mit den kostenpflichtigen Abo-Versionen können außerdem Online- und Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern durchgeführt oder Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern veranstaltet werden.
Schließlich bieten die kostenpflichtigen Abo-Varianten auch deutlich mehr Funktionen für Sicherheit, Compliance und Verwaltung der Software. Zudem ist der Microsoft-Support auf die kostenpflichtigen Abo-Varianten begrenzt, wobei sich aber auch in der regen Community viele Lösungen für mögliche Probleme finden lassen.
Mein Vorschlag: Loten Sie zunächst die kostenlose Version von Microsoft Teams aus und prüfen Sie, inwieweit diese Version für Ihre Anwendungszwecke in Ihrem Unternehmen, Ihrem Verein oder Ihrer sonstigen Organisation ausreicht. Upgraden können Sie dann später immer noch. Übrigens stehen auf der Produktseite auch Testversionen der Abos bereit, mit denen Sie ein Abo 30 Tage lang testen können.
1.3 Microsoft Teams auf dem Computer installieren
Eine weitere Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die zwischen der webbasierten Version von Microsoft Teams und einer App-Version. Da es sich bei Microsoft Teams um eine Cloud-Anwendung handelt, muss in beiden Fällen eine ständige Internetverbindung bestehen, eine Offlineversion bietet also auch die installierte Microsoft-Teams-App nicht.
Der Vorteil der webbasierten Version liegt klar auf der Hand: Sie können wirklich überall darauf zugreifen, ohne zunächst eine Installation vornehmen zu müssen. Dazu benötigen Sie lediglich einen Computer mit Internetzugang, die Webadresse von Microsoft Teams sowie Ihre Zugangsdaten.
Auf fremden Computern das Abmelden nicht vergessen!
Wenn Sie Microsoft Teams webbasiert auf einem fremden Computer verwenden, vergessen Sie nicht das Abmelden! Denn sonst erhalten womöglich nicht befugte Personen Zugriff auf Ihre in Microsoft Teams gespeicherten Daten. Zum Abmelden klicken Sie rechts oben auf der Seite auf Ihr Profilbild bzw. auf den Bildplatzhalter und wählen im sich öffnenden Menü den Eintrag Abmelden.
Der Vorteil der App-Version ist der doch etwas komfortablere Zugriff auf Microsoft Teams, und die App bietet auch mehr Funktionen. Da Sie in einem Browser in der Regel mehrere Webseiten gleichzeitig aufrufen werden, müssten Sie Microsoft Teams unter mehreren geöffneten Tabs erst mal ausfindig machen. Bei der App-Version genügt das Öffnen über die Taskleiste bzw. bei mobilen App-Versionen über das App-Symbol auf dem Home-Bildschirm.
Die App kann außerdem im Hintergrund laufen, sodass Sie ständig für eine Kontaktaufnahme im Team zur Verfügung stehen.
Genauso, wie Sie Ihre Office-Programme wahrscheinlich lieber als installierte Apps denn als Onlineversionen verwenden, werden Sie auch Microsoft Teams lieber als App verwenden. Es stehen Apps sowohl für Windows, macOS, Linux als auch für Android und iOS zur Verfügung.