Die Wahl für SAP hatte die Firma also bereits getroffen und zwischenzeitlich ein externes Rechnungswesen über das Modul FI (u.a. bestehend aus Kreditoren-, Debitorenrechnung oder auch Anlagenbuchhaltung) erfolgreich umgesetzt. Nun sitzt Felix allerdings über seiner Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und überlegt, wie die daraus ersichtlichen Kosten eigentlich zustande kommen konnten. Um die Erlöse macht er sich derzeit weniger Gedanken, da sich einige Bücher als Bestseller herausgestellt haben. Wir werden die Erlöse in der Ergebnisrechnung im Kapitel 5 intensiver betrachten. Die GuV gibt ihm zwar als Teil des Jahresabschlusses eine Gegenüberstellung aller Aufwendungen und Erträge seines Unternehmens und zeigt ihm grundsätzlich, dass das Unternehmen profitabel arbeitet. Wie es aber im Einzelnen dazu kam, und welche Produkte bzw. Bücher zum Unternehmenserfolg beigetragen haben, wird daraus nicht ersichtlich. Daher müsste seines Erachtens ein Blick auf eine Ebene unterhalb des großen Ganzen möglich sein. Vor allem möchte er nicht erst am Ende des Jahres – beim Jahresabschluss – die Lage und Entwicklung des Unternehmens betrachten können.
Glücklicherweise hat ein guter Freund und Unternehmer mit SAP im Einsatz Felix auf die Möglichkeiten der SAP-Komponente Gemeinkostencontrolling (CO-OM) hingewiesen, das ihm über den Jahresabschluss hinaus die dringende Frage beantwortet, wofür die ganzen Kosten eigentlich angefallen bzw. wo diese verursacht worden sind und ob die erzielten Erlöse ausreichen, alle anfallenden Kosten zu tragen.
Je mehr Gedanken sich Felix Buchmacher macht, umso wichtiger erscheint ihm die Einführung einer funktionierenden Kostenarten- und Kostenstellenrechnung, damit zumindest die beiden Fragen nach der Art der Kosten und der Kostenentstehung geklärt sind.
Grundfragen des Gemeinkostencontrollings
1. »Welche Kosten sind angefallen?«
2. »Wo sind die Kosten angefallen?«
3. »Wofür sind die Kosten angefallen?«
Diese Fragestellungen werden durch Einzelkomponenten (Teilrechnungen) des Moduls CO beantwortet: die Kostenartenrechnung (Darstellung von Kosten und Erlöse), Kostenstellenrechnung (Ort der Kostenentstehung) und die Kostenträgerrechnung (Grund der Kostenentstehung, z.B. die hergestellten Produkte des Unternehmens).
Letztere Fragestellung werden wir im weiteren Verlauf des Buches durch die Innenauftragsrechnung, aber auch durch das Produktkostencontrolling (CO-PC), die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) bzw. die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) beantworten. In diesen Modulen wird auch das Thema »Erlöse« behandelt.
Felix ist sich relativ klar darüber, dass alle GuV-Konten als Kostenarten anzulegen sind und neben den Buchungskonten auch eine Kostenstelle kontiert werden sollte.
Vokabeln des Rechnungswesens
SachkontoSachkonten sind Kernelemente der Finanzbuchhaltung, bei denen zwischen Bilanz- (als Bestandskonto) und GuV-Konto (als Erfolgskonto) unterschieden wird. Jede Buchung ist dabei einem Hauptbuchkonto zugeordnet, das direkt in die Bilanz oder in die GuV eingeht. Jedes Konto ist einem eigenen Kontenplan zugeordnet, welcher ein Verzeichnis aller Sachkonten enthält. Sachkonten dienen der Klassifizierung und Erfassung von Finanzbewegungen innerhalb der Finanzbuchhaltung und entsprechen damit den Buchungskonten der Finanzbuchhaltung.
KostenartKostenarten sind das Gegenstück zum Sachkonto innerhalb des Controllings. Im Rahmen der Kostenartenrechnung werden alle für CO relevanten Buchungsvorgänge als Kosten- und Erlösarten erfasst. Teilweise leiten sich die Kostenarten (als primäre Kostenarten) von den Sachkonten der Finanzbuchhaltung als Ist-Kosten bzw. Erlöse ab. Kostenarten werden sowohl als Buchungskonten des externen als auch des internen Rechnungswesen genutzt und weisen die Art der Kostenentstehung aus. Mit ihnen beantworten Sie die Frage, welche Kosten in welcher Höhe im Unternehmen entstanden sind.
KostenstelleKostenstellen weisen den Ort der Kostenentstehung aus und orientieren sich dabei oftmals an der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Sie haben die Aufgabe, angefallene Kosten zu sammeln. Ferner stellen sie Verantwortungsbereiche innerhalb eines Unternehmens dar und ermöglichen, die entstandenen Kosten verursachungsgerecht auf einzelne Unternehmensbereiche zu verteilen.
Dennoch möchte Felix noch einmal mit seinem Buchhalter Erwin Fuchs klären, wie ihre Buchhaltung eigentlich genau aufgebaut ist. Dieser gibt ihm dazu umgehend eine kleine Einführung: Im Verlag »Neue Medien« wird der Industriekontenrahmen (IKR) eingesetzt, und innerhalb der Finanzbuchhaltung sind schon entsprechende Sachkonten angelegt. Der IKR ist in unterschiedliche Kontenklassen aufgeteilt, die anhand der ersten Ziffer des Buchungskontos ersichtlich sind. Diese Konten werden nach Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen) sowie Kosten- und Leistungsrechnung (internes Rechnungswesen) getrennt geführt.
Zur Verdeutlichung wird ihm Tabelle 1.1 vorgelegt.
Tabelle 1.1: Aufbau Industriekontenrahmen (IKR)
1.1 Kostenartenrechnung
Gemeinsam überlegen sie, welche der Verlagskonten für ein Controlling infrage kommen, und einigen sich darauf, mindestens die Ertrags- und Aufwandskonten (Klassen 5–7) als Kostenarten anzulegen.
1.1.1 Anlage von Kostenarten
Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs diese Entscheidung getroffen hat, begleiten wir ihn bei der Anlage der Kostenarten, um die Frage zu beantworten, welche Kosten im Laufe eines Jahres angefallen sind. Daher soll unsere primäre Aufgabe nun sein, passende Kostenarten zu den Sachkonten der Klassen 5 und 6 anzulegen. Als sekundäre Aufgabe werden wir uns im späteren Verlauf des Buches (siehe Abschnitt 3.1.2) um die Konten der Klasse 9 und damit um die interne Kosten- und Leistungsrechnung kümmern.
Grunddaten des Unternehmens (Buchungskreis, Kostenrechnungskreis) einrichten