Разберем подробно каждый из этих вопросов и рассмотрим практические примеры.
Всем известно, что трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность ее ведения и учета возложена на всех работодателей согласно Трудовому кодексу РФ. Этот важный документ необходим во многих жизненных ситуациях. Трудовую книжку предъявляют при устройстве на работу, для оформления пенсий и социальных выплат и др.
До 2020 года трудовые книжки существовали исключительно на бумажных носителях и велись в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Однако уже с 1 января 2020 года в силу вступил Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который закрепил возможность существования трудовой книжки в формате цифрового документа и порядок, в котором предоставляются сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника. А благодаря еще одному Федеральному закону от 16.12.2019 №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» у всех работодателей появилась обязанность сдавать новый отчет по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ, в котором отображаются сведения о трудовой деятельности каждого работника (подробнее в разделе 3). По сути своей эти сведения и являются электронной трудовой книжкой.
В 2020-м переходном году в связи с изменением законодательства работодатели должны были уведомить до 31.10.2020 своих работников о переходе на электронные трудовые книжки (далее ЭТК), а работники – подать заявления работодателю о ведении бумажной или электронной трудовой до 31.12.2020. Для работников переход на ЭТК добровольный. Но с 2021 года те, кто трудоустраивается впервые, выбора не имеют, на них бумажная трудовая книжка не заводится и будут подаваться сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд.
Работники, которые не имели возможности подать заявление о формате трудовой книжки в 2020 году, имеют право это сделать в 2021 (подробнее в разделе 2). Сведения о своей трудовой деятельности граждане могут получить у своего работодателя в виде выписки в форме СТД-Р, в Пенсионном фонде, в МФЦ или через сайт госуслуг в форме СТД-ПФР (подробнее в разделе 4).
Пенсионный фонд РФ пояснил, что ЭТК – это новый формат знакомого всем документа, который призван обеспечить постоянный и свободный доступ работников к сведениям о своей трудовой деятельности, а у работодателей благодаря ЭТК появятся новые возможности кадрового учета.
Переход на ЭТК является экспериментом и частью масштабного проекта «Цифровая экономика», начало которому положил Указ Президента от 09.05.2017 №203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы». Также запланировано внедрение и другой электронной кадровой документации (трудовые договоры, документы по оформлению командировок и отпусков, учету рабочего времени, по охране труда и др.).
1.2. ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
Действительно, у электронной версии есть свои преимущества по сравнению с бумажным документом.
Безусловно, цель внедрения цифровых документов – облегчить жизнь и работодателю и работнику. Для первого ускоряется обработка кадровых процессов, сокращаются затраты, в т. ч. на приобретение бланков бумажных трудовых книжек, минимизируются риски внесения ошибочных данных. А для второго получение информации о своей трудовой деятельности и многих государственных услуг становится более удобным и быстрым. К тому же, бумажные документы часто теряются, а процесс их восстановления может занять много времени, а иногда это практически невозможно. В этом плане электронная трудовая книжка более надежна.
Как видим, преимуществ у ЭТК немало. Но есть и другое мнение – на практике и работодатель и работник могут столкнуться с рядом неудобств из-за перехода на ЭТК.
Осуществлять процесс обработки, передачи и хранения данных можно используя уже существующие, но доработанные бухгалтерские программы.
Все сведения о трудовой деятельности каждого человека накапливаются и хранится в информационной базе Пенсионного фонда, они надежно защищены, утечка или потеря данных практически исключена.
Если в сведениях о трудовой деятельности работника допущена ошибка или информация внесена не полностью, работодатель обязан исправить (дополнить) эти сведения (ст. 66.1 ТК РФ) и предоставить в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.
1.3. КАКИЕ СВЕДЕНИЯ ДОЛЖНА СОДЕРЖАТЬ ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ