Развитие проектного офиса включает несколько ступеней, характеризующихся определенными признаками, по которым можно оценить, на какой ступени зрелости проектный офис находится сейчас и в каких направлениях он может развиваться, повышая свою зрелость. Прежде всего эволюция проектного офиса связана с «наращиванием мощи», т. е. с расширением набора функций, которые он выполняет. Условно можно выделить четыре ступени развития проектного офиса, на которых его функции претерпевают качественный скачок.
Ступень I. Формирование
На этой ступени идет процесс формирования проектного офиса как структурной единицы компании: разрабатываются регламенты и должностные инструкции, набирается штат, пишутся положения, регламентирующие деятельность проектного офиса. Помимо регламентации собственной деятельности проектный офис собирает информацию по проектам, ведущимся в компании, формализует процессы управления проектами, внедряет информационную систему для календарного планирования проектов и определяет предварительную структуру базы знаний, которая в дальнейшем будет использоваться для более эффективного управления проектами.
Цель проектного офиса на первой ступени зрелости – закрепить свои позиции, добиться, чтобы существующие регламенты управления проектами действительно работали. Поэтому ключевой функцией на этой ступени развития является отладка регламентов и процессов управления проектами, контроль за соблюдением методологии. Необходимо также проинформировать сотрудников компании о создании нового подразделения, поддерживающего проектную деятельность.
После того как проектный офис утвердит свою позицию в организации, завоюет доверие и уважение со стороны руководства и сотрудников, наладит процессы управления проектами и работа пойдет «как часы», можно говорить о переходе на следующую ступень зрелости.
Как долго проектный офис каждой конкретной компании будет находиться на первой ступени зрелости, зависит от многих факторов, но в среднем этот период занимает от полугода до года.
Ступень II. Накопление опыта и ресурсный учет
На этой ступени зрелости проектный офис расширяет свое влияние в компании за счет наращивания своих функций. Помимо поддержания актуальности методологии управления проектами, а также контроля за ее соблюдением проектный офис путем тесного взаимодействия с руководителями и администраторами проектов добивается своевременной актуализации графиков проектов в информационной системе, регулярно получает отчеты о статусе проектов, что позволяет ему формировать «общую картину» по проектам, вести документированный архив.
Кроме