Делегировать. Вероятно, самой сбивающей с толку ячейкой матрицы является «Неважные/Срочные». Возможно, об этой категории следует говорить в контексте профессиональной деятельности: такие задачи необходимо решать, но вам не обязательно заниматься ими лично, даже если вы и могли бы это сделать. А если вы все-таки возьмете их решение на себя, нужно помнить о том, что существуют важные и неотложные задачи, которые в отличие от этих требуют решения лично от вас.
Поэтому решение задач данной категории лучше делегировать другим людям. Являясь лидером команды, вы всегда сможете найти кого-то, кому можно передать решение каких-то задач.
«Неважные/Срочные» задачи можно идентифицировать по степени их влияния на текущую ситуацию. Их можно подвести под общее понятие «вмешательства»: телефонные звонки, электронные письма, внезапно возникающие семейные обстоятельства и тому подобное. В периоды затишья этому можно уделить время, но в обычной насыщенной рутине ежедневных дел они могут отвлечь внимание от того, что вы обязательно должны сделать, от ваших приоритетов.
Вы можете быть президентом компании, иметь в штате сотню специалистов и лично готовить ответы на запросы клиентов. Вы оказываете поддержку своим клиентам, они нетерпеливы и желают срочно получить подробные разъяснения, поэтому эти ответы – вопрос срочный абсолютно для всех в вашей компании, но только не для вас.
Этот рабочий процесс не является настолько важным лично для вас, чтобы вы включали его в список своих ежедневных обязанностей. Вы должны вычеркнуть его из своего списка задач, предварительно делегировав ответственность своим сотрудникам.
Несрочные. Не делать. Наконец, мы дошли до задач, которые и не являются важными, и не выглядят срочными. Для чего же они выделяются в отдельную категорию? Прежде всего для того, чтобы вы увидели, что вас может отвлекать от важных дел или чем вы прикрываете отсутствие желания заниматься ими: различные развлечения, социальные сети, долгие часы перед телевизором, бесконечные телефонные разговоры, чрезмерная трата времени на хобби и тому подобное. С точки зрения человека, стремящегося эффективно организовать свою деятельность и тратить время в соответствии со своими приоритетами, такие вопросы представляют собой ненужный и обременительный груз. Возможно, нам не удастся оптимизировать свои временные затраты на подобного рода вещи, но будет неплохо хотя бы иногда напоминать себе об этом.
Такого рода вопросы по каким-то причинам захватывают ваше внимание и заставляют как-то реагировать; иногда их даже бывает трудно сформулировать, настолько они малозначительны и быстротечны. Но они нарастают как снежный ком. (Если хотите испытать шок от размера этого кома, установите трекеры на телефоне и компьютере и убедитесь сами, сколько времени вы тратите на бессмысленные и бесполезные коммуникации.)
По таким вопросам даже не стоит вести учет выполнения запланированных задач: вы можете посвятить