B) Ordnung und Gliederung im Textaufbau
C) Kürze der Ausführungen
D) Bilder als zusätzliche Stimulation
Einfachheit in der Formulierung
Das Verwenden gebräuchlicher und verständlicher Worte sowie auch einfacher, kurzer Sätze ist die Basis für jegliche Kommunikation. Lange, verschachtelte Kettensätze, ein überladenes Vokabular und viele Fremdwörter wirken der Verständlichkeit entgegen. Das „Denglisch“, sprich die Vermischung deutscher Wörter mit englischen, lässt sich manchmal einfach nicht vermeiden. Es ist nun mal Realität, dass viele Begriffe wie „chatten“ oder „googeln“ Einzug in unsere Sprache gefunden haben. Es ist aber auch Tatsache, dass das „Denglisch“ bei vielen Gesprächspartnern wenig geschätzt und teils auch als Wichtigtuerei wahrgenommen wird. Mein Tipp: Mach es auch hier wie die Maus, einfach und klar.
Ordnung und Gliederung im Textaufbau
Sehr empfehlenswert ist, zu Beginn einen Überblick über die kommenden Themen zu geben. Der Überblick schafft Klarheit und erzeugt einen Fahrplan im Kopf der Zuhörer oder der Gesprächspartner. Dies gilt besonders auch für Podcasts (Audio- oder Videodateien im Internet) und wird von vielen Influencern (Menschen, die im Internet Tipps geben) genutzt, um gleich zu Beginn eines Videos auf die Themen hinzuweisen, auf die man sich am Schluss freuen kann. Das erzeugt Bindung und Aufmerksamkeit.
Kürze in der Ausführung
Wichtige Inhalte gehen vor zusätzlichen Informationen. Manche Meinungsäußerungen werden derart stark mit weiteren Informationen ausgeschmückt, dass es dem Gegenüber schwerfällt, die Kernaussage herausfiltern zu können. Mein Rat: kurz und zielgerichtet kommunizieren. Das nachfolgende Beispiel soll zeigen, wie es gehen könnte.
Zwei Personen möchten jeweils
ein Paar Joggingschuhe kaufen.
Folgende Szenen spielen sich
an der Kaufhausinformation ab:
Person A:
„Guten Tag, wie komme ich zur Sportabteilung?“
Person B:
„Guten Tag, ich brauche ein Paar
neue Schuhe zum Laufen, so im Wald,
Sie wissen schon – wo bekomme ich die denn?“
Person A hat die Frage, wo es Joggingschuhe gibt, einfach und klar aufgebaut. Demgegenüber ist Person B sehr unklar in ihrer Fragestellung, sie baut mit „zum Laufen“ und „Wald“ zwei Bilder ein, die missverstanden werden können. Ich denke, Person A wird den Joggingschuh als Erste in den Händen halten.
Bilder als zusätzliche Stimulation
Damit gemeint sind Beispiele, Erfahrungen, Vergleiche oder auch kurze Geschichten. Dieses Stilmittel ist das Salz in der Kommunikationssuppe. Eigene Erfahrungen können den Gesprächspartner emotional ansprechen, während lustige Beispiele auflockern. Aber wie beim Salz in der echten Suppe kommt es auch hier auf den dosierten Einsatz an. Zusätzliche Stimulationen funktionieren immer dann, wenn eindeutige Bilder und Geschichten verwendet werden, die die Kernaussage direkt unterstützen. Dann unterstützen die Bilder auch die Verständlichkeit. Werden wie im Beispiel zu viele Bilder verwendet, dann wird es undeutlich und unverständlich.
Und nun?
Ich empfehle als Übung, Texte und Interviews aus Zeitschriften zu nutzen und diese entsprechend der vier Säulen zu bewerten. Hierbei bekommt man rasch ein Gefühl für die Säulen guter Verständlichkeit. Damit und mit etwas Training ist ein gutes Fundament geschaffen, um in der Praxis schnell eine hohe sprachliche Verständlichkeit zu erreichen.
02 Erfolgreich entscheiden
Strukturiert entscheiden wird in Zeiten agiler Arbeitsprozesse immer bedeutsamer, aber der Bauch kann ruhig mitsprechen!
Entscheidungen zu treffen ist Teil des Arbeitslebens. Dabei empfiehlt es sich allerdings, nicht nur den Bauch entscheiden zu lassen. Eine sachlich-rationale Herangehensweise schafft eine geeignete Basis, um zusammen mit dem Bauchgefühl gute Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen treffen muss jeder. Das können wichtige, weitreichende oder auch „nur“ situativ bedingte kleine Entscheidungen sein. Wichtigere Entscheidungen betreffen z.B. eine größere Investition oder die Zusammenstellung eines neuen Teams. Je weitreichender Entscheidungen werden, desto mehr sollten sie entlang eines strukturierten Entscheidungsprozesses getroffen werden. Nachfolgend stelle ich einen siebenstufigen Entscheidungsprozess vor.
Stufe 1: Was soll entschieden werden?
Ich habe in vielen Meetings und Workshops erlebt, dass die Teilnehmer gerne sofort zur Lösung eines Problems springen möchten. Man merkt dann aber in den Diskussionen, dass der Entscheidungsgegenstand überhaupt nicht klar ist. Deshalb heißt es zu Beginn immer: Was soll entschieden werden – was ist der Entscheidungsgegenstand? Formulieren Sie den Sachverhalt, der zu entscheiden ist. Muss der Abteilungsdrucker ausgetauscht werden, geht es um den Kauf eines neuen Autos oder gilt es im Job eine Position wieder zu besetzen? Eine klare, eindeutige Beschreibung des „Was“ ist die Grundlage für eine gute Entscheidung.
Stufe 2: Wer ist betroffen?
Entscheidungen scheitern häufig daran, dass im Entscheidungsprozess nicht alle Betroffenen einbezogen werden. Im Falle eines neuen Abteilungsdruckers sind alle die Personen betroffen, die den Drucker benutzen und gegebenenfalls die Wartung durchführen. Sind alle involviert, gibt es nach der Installation deutlich weniger Nachfolgekosten oder Ärger, denn die wichtigsten Aspekte wurden im Entscheidungsprozess berücksichtigt. Im Falle einer Neubesetzung im Team sind das sicher der oder die Vorgesetzte sowie jemand aus der Personalabteilung. Muss der „Chef-Chef“ involviert werden? Wenn in der Praxis viel Kontakt zwischen dem neuen Teammitglied und dem „Chef-Chef“ besteht, dann sicher.
Stufe 3: Kriterien
Notieren Sie, welche Kriterien und Anforderungen von einer besten Lösung zu erfüllen sind. Im Falle des Abteilungsdruckers könnten das sein: Schwarz-Weiß-Druck, Farbdruck, verschiedene Papiergrößen, Kopierfunktion, Papiereinzug, Netzwerkfähigkeit, Bedingungen der Reinigung, Robustheit, Tonerkosten, Preis (inkl. Lieferung/Aufbau), Druckgeschwindigkeit, Druckzeit pro Seite und, und, und. In einem Personalauswahlprozess sind die Kriterien durch das Anforderungsprofil bestimmt. Doch warum sind diese Kriterien so wichtig? Es geht zum einen um die sachlich bedeutsamen Kriterien, die der Entscheidung zugrunde gelegt werden sollen, und zum anderen um die Vollständigkeit der Kriterien. Fehlt ein Kriterium, dann kann es vorkommen, dass der gesamte Prozess im finalen Entscheidungsschritt wieder auf „Start“ gedreht werden muss. Stellen Sie sich vor, eine mitentscheidende Person stellt nach der Präsentation der Entscheidungsanalyse folgende Frage: „Haben Sie eigentlich an die WLAN-Fähigkeit des Druckers gedacht?“ Jetzt ist zu hoffen, dass der Punkt in einem der Kriterien beinhaltet war.
Stufe 4: Prioritäten – muss & kann
In dieser Stufe sind die erarbeiteten Kriterien in Mussund Kann-Kriterien zu unterteilen. Am Punkt „Kopierfunktion: Einzug” möchte ich dies gerne erläutern. Steht der Drucker an einem Ort, wo viel kopiert wird, kann ein Papiereinzug eine Menge Zeit sparen. Wird eher selten kopiert, ist diese Funktion ein Kann-Kriterium mit niedriger Priorität. Ein Muss-Kriterium ist fast immer der Preis bzw. das maximale Budget für die Beschaffung.