Правило № 5. Небольшие однородные задачи и дела группируйте и выполняйте сериями.
Рутину и мелочи необходимо объединять однородные задачи в рабочие блоки. Человеку, который умеет сосредоточиться на одном деле, намного проще сделать всю необходимую работу, чем тому, кто постоянно отвлекается. Из-за таких перерывов человеку требуется больше времени и усилий для концентрации на определенном занятии и подготовки к очередному погружению в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему и сходных по характеру работ (например, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками, телефонные разговоры, ответы на корреспонденцию) в рабочие блоки по 30 минут или более (блок должен длиться не более часа), то экономия времени окажется существенной.
Правило № 6. Выкраивайте спокойный для себя час (неприемный час).
На практике хорошо зарекомендовало себя ежедневное планирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время для концентрации. Этот час обязательно нужно занести в план, что существенно повысит производительность вашего труда. Для выполнения чрезвычайно важных заданий и тех дел, которые не требуют сиюминутного решения, но занимают большой объем времени для подготовки, необходимо иметь возможность работать спокойно, без отвлечений. Для руководителя недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. д. Поэтому необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого нужно переключить телефон на секретаря, помощника или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, достигнуть наивысшей работоспособности и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно ответить и позднее.
Правило № 7. Устанавливайте жесткий регламент на переговорах.
Определяйте временные затраты для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Очень часто деловые люди жалуются на слишком затяжные и нерезультативные переговоры. Обсуждать следует все самое необходимое, но не более часа. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы выслушать все точки