Не кради время! Переписка с клиентом по-человечески. Второй принцип. Тамара Леонидовна Воротынцева

обязательно установите автоответ с информацией о периоде вашего отсутствия и с контактами коллег, к которым клиент может в этот период обратиться.

      5. Если вы и есть тот самый сотрудник, которому переадресованы клиенты отсутствующего коллеги, при первом ответе не забудьте представиться.

      «Добрый день, Андрей!

      Меня зовут Тамара Воротынцева. Я курирую корпоративные проекты и замещаю Ирину Иванову на время ее отпуска. Отвечаю на Ваши вопросы о…»

      2. Грамотно заполняйте поле «Тема»

      Поверьте, это ощутимо влияет на комфорт и оперативность решения вопросов. Помните, что поле «Тема» должно решать две задачи:

      • сообщать адресату, о чем конкретное письмо;

      • давать возможность быстро найти письмо, если оно понадобится позже.

СОВЕТЫ

      1. Размещайте в поле «Тема» ключевые слова, по которым можно легко найти данное письмо.

      2. Заполняйте поле предельно конкретно, избегайте общих формулировок. Например, формулировка «Договор + счет» более информативна, чем просто «Документы», а в словах «Договор на согласование» больше конкретики, чем в слове «Договор».

      3. Контролируйте количество знаков в поле «Тема». Вместе с пробелами их не должно быть больше пятидесяти.

      4. Не помещайте в этом поле смайлы и восклицательные знаки. Они отражают эмоции, а в «Теме» это неуместно.

      5. Заглавные буквы используйте строго по назначению. Слова, целиком написанные заглавными буквами, в переписке воспринимаются как крик, что тоже неуместно в теме письма.