В создании gathering place должны принимать участие большинство членов сообщества. Основная деятельность, связанная с арендой и ремонтом помещения – выполняется администратором. А остальные члены сообщества вносят предложения по улучшению созданного gathering place, и помогают в реализации этих предложений. Если помещение чем-то не устаивает сообщество, то в первую очередь рядовые участники, а не администратор, виноваты в этом, и должны искать пути исправления ситуации.
Оперативное функционирование gathering place поддерживается администратором сообщества и наёмным персоналом. Но также, стоит предусмотреть периодическое дежурство рядовых участников сообщества. Такое дежурство может быть не частым, например, один раз в 2 месяца. Смысл его заключается не в экономии на персонале, а в обучающем процессе для дежурного. Польза от дежурного как от сотрудника будет небольшая, потому что основную часть времени придётся тратить на обучение. Смысл такого дежурства в том, что каждый участник сообщества смотрит на то, как устроено gathering place по ту сторону "прилавка", что очень полезно. Во-первых, он может вносить более конструктивные предложения по улучшению работы заведения. Во-вторых, у него усиливается сопричастность к процессу создания помещения и чувства, что это в том числе и его заведение, а не чье-то полукоммерческое кафе.
Создание gathering place является отличным инструментом "тимбилдинга" в сообществе. Совместная детальность, направленная на практический результат, а не игры на природе, по-настоящему формируют сообщество способное к самоорганизации. Gathering place является первым совместным проектом участников сообщества, который включает в себя поиск решений, компромиссы, конфликты и т. д. Открытие своего заведения – первый экзамен для сообщества. Сможет ли оно совместными усилиями реализовать небольшой проект?
Для полноценной самоорганизации вся финансовая отчётность, связанная с поддержанием функционирования помещения – должна быть доступна любому члену сообщества в полном объёме и понятном виде. Сколько потрачено на зарплаты сотрудников, какова арендная ставка на помещение, и на что расходуются свободные средства сообщества. Подобная отчётность соответствует принципу открытости (описанному в следующих главах), которая присуща Новому Этносу и способствует росту доверия.
Gathering place для человека является третьим местом (остальные два – дом и работа) и продолжением его личного пространства. "Третье место – это якорь в жизни общества, который способствует и содействует творческому взаимодействию людей.. Третьим же местам чаще отводится развлекательная, рекреационная роль. Тем не менее, Ольденбург считает, что "третьи места"