– «СЦЕНАРИЙ» План или Факт;
– «ТИП БДДС» Потоки от инвестиционной, операционной или финансовой деятельности (ИБ, ОБ, ФБ). Как их определять описано в справочнике статей;
– «НАПРАВЛЕНИЕ ПОТОКА» Выплаты или Поступления;
– «ДАТА ПЛАТЕЖА» Фактическая дата операции;
– «НАЛ / БЕЗНАЛ» Наличный или безналичный расчёт;
– «ТРАНЗИТ (ДА/НЕТ)» Под транзитом подразумевается операция, например, снятия денег с расчётного счёта и перенос их в кассу;
– «ТИП ДОКУМЕНТА» Счёт, акт, счёт-фактура, служебная записка, в общем то, по какому документу делается платёж;
– «№ ДОКУМЕНТА» Номер документа;
– «ЦФО» Центр финансовой ответственности. Если проще, то отдел – инициатор платежа;
– «УЧАСТОК» Бывает, что в одном отделе несколько участков;
– «ИНИЦИАТОР ПЛАТЕЖА» Фамилия инициатора;
– «НДС (ДА/НЕТ)» Важный столбец для тех, кто на общей системе налогообложения. Из суммы этого столбца по признаку «ДА/НЕТ» в дальнейшем будет «изъят» НДС, для того чтобы сделать управленческий отчёт о прибылях и убытках;
– «СТОИМОСТЬ С НДС ОДОБРЕННАЯ» Сумма, которую одобрил директор;
– «СТАТЬЯ ДДС» Наименование статьи для конкретного платежа;
– «НАИМЕНОВАНИЕ ПЛАТЕЖА» Краткое наименование предмета платежа;
– «ПРИМЕЧАНИЕ» Ваши примечания.
Моя главная форма выглядит как в Приложении 4.
Шаг 4. Делаем сводную по типам БДДС и Статьям, как в Приложении 5.
Шаг 5. Защита БДДС у директора. Здесь чем детальнее, тем лучше. Тоже сводная. У меня это Приложение 6. В процессе защиты, что-то обязательно будет меняться, поэтому чирикаем суммы карандашом, приходим на своё рабочее место и меняем скорректированные цифры. Обновляем сводную и высылаем директору получившийся вариант. Итак, план одобрен. Теперь, по-хорошему, надо дать обратную связь людям, которые присылали вам заявки. Им необходимо отправить разрешённые суммы по электронной почте. Это всё то же Приложение 6 только с фильтром на фамилии. Ну или на отделы.
Шаг 6. Рутинная ежедневная работа. Внесение в главную форму факта поступающих платёжных документов. Это и есть «дубль» вашей учётной системы, но «дубль» очень нужный. Каждая строка формы – это уникальная операция выплат или поступлений. Можно контролировать поступления по плану за период, вносить на известные даты выплаты по заработной плате, аренде, лизингам, электроэнергии. Так же платежи по закупкам материалов, оплате услуг в соответствии с их отсрочкой. Можно набирать из одного счёта разные отделы, например если это счёт по канцтоварам или спецодежде, выписанный сразу на несколько отделов.
Очень важно сказать следующее: счета не должны быть обезличены.