Каждый первичный документ должен иметь определенный перечень реквизитов, необходимых для идентификации не только этого документа, но и оформляемого им события. Эти реквизиты перечислены ниже.
♦ Название документа (например, Приказ о приеме на работу, и т. п.).
♦ Наименования или ФИО участников события (например, работодателя и наемного работника).
♦ Дата составления документа.
♦ Номер документа.
♦ Текст документа или краткое описание события (операции), которая оформляется данным документом. Например, описание события в приказе о переводе на другую работу можно сформулировать следующим образом: Перевод на другую работу осуществляется по заявлению работника сроком на 3 (три) месяца.
♦ Подписи лиц, ответственных за данное событие либо участвующих в нем, скрепленные печатью предприятия.
При отсутствии любого из перечисленных выше реквизитов первичный документ считается недействительным и не может приниматься к исполнению. Помимо перечисленных реквизитов, в первичном документе могут содержаться и иные дополнительные сведения, раскрывающие специфику конкретного события либо поясняющие те или иные его аспекты.
Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов, о которых рассказывается далее.
Другие виды документации, используемой на предприятии
Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и текущие документы кадрового учета.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении какой-то операции или события. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода доверенности, договоры и контракты, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения событий, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения и являться основанием для отражения их в кадровом учете.
К текущим документам кадрового учета относятся различного рода ведомости, списки сотрудников, справки, и т. п. При составлении кадровой отчетности много информации берется именно из текущих документов кадрового учета.
Помимо первичных документов, распорядительных документов и текущих документов кадрового учета могут применяться документы и других видов. Важнейшими из них являются нормативно-правовые документы.
Нормативно-правовые документы
К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения кадрового учета и составления отчетности.
Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в кадровом учете. Ведь