4. На основе индексирования, позволяющего охватывать объединенные в системе документы, формально относящиеся к различным видам (функциональным группам).
5. На основе нумерации и кодирования, при помощи которых упрощается процедура установления местоположения каждого документа в рамках системы (конкретного информационного массива).
5.6. Обработка документов
Обработку документов можно условно разделить на хранение и иные процедуры (действия), выполнение которых разрешено в отношении каждого конкретного документа (в зависимости от присвоенного ему статуса). В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 документы следует хранить на носителях, обеспечивающих их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени.
Хранение документов осуществляется с учетом их особых физических и химических свойств. Условия и технологии хранения документов должны обеспечивать защиту документов от несанкционированного доступа, утраты (в том числе вследствие хищения, стихийного бедствия, техногенной катастрофы и пр.) или повреждения.
5.7. Организация доступа к документам
Организация доступа к документам предполагает, с одной стороны, возможность обработки документов всеми разрешенными для этого приемами и средствами, а с другой – разграничение доступа пользователей, т. е. предоставление им права на обработку конкретных видов документов с использованием конкретных приемов и средств обработки.
Доступ к документам, содержащим информацию, относящуюся к охраняемой законом тайне, ограничивается в порядке, предусмотренном законодательством[13].
5.8. Организация контроля за функционированием системы
Организация контроля за функционированием системы обеспечивает решение следующих основных задач:
1. Контроль за доступом к документам (см. также рис. 1.7).
Рис. 1.7.
* Подразделения, ответственные за определенные функции деловой деятельности предприятия, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.
2. Идентификации действий, выполненных или, напротив, не выполненных с документами (в том числе в результате миграции документов из одной системы в другую, объединения систем и т. п.).
3. Поиск документа (в случаях, когда штатные поисковые средства системы не позволяют отыскать документ).
4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).
5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами