Чтобы написать короткое письмо, нужно четко понимать, что вы хотите сказать. Это поможет вам сфокусироваться на главном и убрать из письма все лишнее. Обдумайте содержание и структуру письма до того, как начнете его писать, это позволит вам не сбиться с пути.
Если в письме слишком много информации и вопросов, то, возможно, вы пытаетесь в одном письме обсудить сразу несколько тем, и тогда письмо стоит разбить на несколько писем.
Чтобы не показаться грубым в коротком письме, используйте все необходимые формы вежливости (обращение, приветствие, представление, прощание, подпись).
Если вам нужно получить быстрый ответ, то задайте вопрос так, чтобы человеку легко было на него ответить.
Короткие письма, несмотря на свою краткость, должны содержать исчерпывающую информацию, необходимую для принятия решения. И не должны содержать не относящиеся к делу детали, лирические отступления, рассуждения, информацию не по теме.
Давайте всю необходимую информацию, не заставляйте собеседника переспрашивать
Когда отправляете письмо, постарайтесь сделать так, чтобы человеку для ответа и принятия решения не нужно было что-то дополнительно искать. Если говорите про какую-то новость, дайте на нее ссылку. Если упоминаете какой-то документ, прикрепите его к письму. Если просите с кем-то связаться, дайте сразу его контакты. Так вашему собеседнику будет удобно выполнить действие, которого вы от него ожидаете, а это означает, что вы получите его ответ быстрее. Вы избежите цепочки писем («А ты не мог бы мне напомнить, на каком сайте это искать?», «А можешь прислать тот документ, в котором об этом написано?», «А контакты Марины у тебя есть?»). И вам будет удобно в следующий раз вернуться к письму, зная, что в нем собрана вся необходимая информация.
Всегда пишите тему письма
Каждое письмо должно содержать тему. В огромном потоке сообщений важно, чтобы ваше письмо легко было отыскать и идентифицировать, даже через несколько лет. Именно поэтому важно, чтобы тема не содержала опечаток и была очень конкретной. Например, темы «вопрос», «срочная просьба», «важно» и «!!!!!!!» не вносят ясности, а наоборот, только запутывают адресатов. «Макет отчетного буклета 20.04.19», «Договор на поставку бумаги», «Итоги совещания по фирменному стилю» – весьма конкретно.
Не пишите в теме «СРОЧНО!!!!». Это вам не поможет. Когда открываешь рабочую почту и там больше одного письма с темой «СРОЧНО!!!!», то они все сразу перестают быть срочными. Количество восклицательных знаков тоже не делает письмо более важным. Тема «Срочно» воспринимается как манипуляция. Предполагается, что все ваши остальные дела не срочные и должны быть отложены ради этого письма. Если ваш вопрос действительно срочный и требует оперативного решения, то лучше объяснить в письме,