СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
СПЛОШНОЙ СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА, согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ, – текст в виде грамматически и лексически согласованной информации об управленческих действиях и применяемой при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов. Согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов» форма представления информации в виде связного текста избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом, т. е. изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.
СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 08. Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 13. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
ТЕКСТ (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА, 1) согласно параграфу 2.4.1 ГСДОУ, – выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий; 2) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа; 3) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 20. Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были»,