Технология работы следующая: все записи делаются в какой-либо тетради. Только после этого информация может быть перенесена на листок и передана другому лицу. Только так. У вас никогда не бывало, что вы, не найдя полученный клочок бумаги, перезванивали коллеге и просили: «Я там листок твой потерял, напиши снова»? А в ответ слышали, что все, все было на этом листочке и нигде больше не записано. Да и у вас, наверное, так переспрашивали. Так вот, все записи сначала делаются в тетрадь и лишь потом переносятся в другое место. Если понадобится, найти можно все. День начинается с записи даты: ее лучше делать цветной ручкой одного и того же цвета. Тогда легче искать записи в тетради, меньше путаницы в выделениях маркером или другой цветной ручкой. По окончании тетради она проверяется от корки до корки, все необходимое выписывается в новую тетрадь (у меня необходимое обычно занимает 2–3 листа), а старая или уничтожается, или хранится еще какое-либо время. Квартала два, больше нет смысла.
Почему тетрадь, а не ежедневник? У них разное предназначение. Ежедневник служит для планирования дел и анализа их выполнения, в тетрадь же заносится все подряд. Телефонные звонки, значимые и незначимые, различные номера и просьбы, фамилии и названия. Все подряд. При необходимости запись переносится в ежедневник.
Встречался мне другой вариант работы – с листочками. Один мой сотрудник все писал на листочках, и далее он их подкалывал на вертикальное шило. Кто помнит, такие стояли у контролеров в различных учреждениях. Отдаешь, к примеру, пропуск, а он его накалывает. Листочки у этого сотрудника не терялись. В конце дня он их перебирал, лишнее уничтожал. Тоже вариант работы, но мне не нравится. Проблема для меня состоит в том, что не всегда возможно определить, какая именно информация может понадобиться спустя неделю или месяц. Иной раз приходится искать запись полугодовой давности. Убедить сотрудника, что с тетрадью работать правильнее, мне не удалось, пришлось просто приказать. Как видите, возможны различные схемы, но есть лишь один правильный вариант, все остальное – искажение и провокации. Боритесь нещадно.
О листочках хватит, они лишь малая часть проблемы работы с информацией. В культуру работы с информацией входит и обращение с документами. Все документы должны сразу подшиваться в нужную папку. Причем лучше всего прописать инструкцией по всей организации, где какие оригиналы хранятся, куда какие документы сдаются. Получили договор на оплату – куда его девать? А что делать, если кому-то нужна копия? Что делать с паспортами на продукцию и сертификатами? Как отслеживается оплата по договорам или выставленным счетам? На эти вопросы должен быть ответ.
Особое внимание следует уделить электронным системам организации документооборота. При этом, с моей точки зрения, данные бухгалтерской программы также входят в электронный документооборот. Нежелательно разделять информацию на базу данных бухгалтерии и базу данных по покупателям