Во главе Домовой канцелярии стоял главноуправляющий, который пользовался полным доверием хозяина. На эту должность нередко приглашались родственники или свойственники. Нет ничего удивительного в том, что даже титулованные особы соглашались принять на себя такие обязанности, особенно если у них была тяга к хозяйственной и административной деятельности или если они испытывали материальные затруднения. В первые годы XIX в. в этом качестве служил князь Федор Павлович Щербатов (1749–1810), генерал-поручик, правитель Выборгского наместничества, который приходился внучатым племянником графу П.Б. Шереметеву: его бабка Анна Васильевна Шереметева из нижегородской дворянской ветви рода – двоюродная сестра Петра Борисовича.
В Петербурге при Фонтанном доме, как уже говорилось, находился свой управитель. В 1768 г., покидая Петербург, Петр Борисович учредил петербургскую домовую канцелярию, подчиненную московской.
Домовая канцелярия разрабатывала инструкции по управлению хозяйством. Иногда они касались всех имений, иногда – конкретной вотчины, поскольку часть из них имела свою хозяйственную специфику. Все дела, касающиеся разных вотчин, обрабатывались и докладывались графу, его резолюции рассылались по вотчинам.
В каждой вотчине имелось свое вотчинное правление. Во главе его стоял управитель (управляющий, приказчик или староста). Он назначался хозяином и отстаивал хозяйские интересы, отвечал за доходность имения. Главнейшая обязанность управителя вотчины – обеспечение своевременного и в полном объеме сбора оброка и недопущение недоимок. Часть управителей – это графские крепостные, некоторые из них – выходцы из прибалтийских губерний, а в отдельных случаях на эти должности приглашались даже иностранцы.
Для успешного ведения хозяйства надо было также соблюсти интересы крестьян. Они «всем миром» выбирали своего представителя – бурмистра или атамана, обычно сроком на год, предпочитая семейных грамотных крестьян, владевших землей. Толковать это как крестьянское самоуправление нельзя, так как любое решение мирского схода мог отменить управитель или приказчик. В результате такого двоевластия возникали нешуточные конфликты между сторонами и даже крестьянские бунты.
Многочисленные документы, касающиеся отдельных вотчин, хранятся в родовых архивах Шереметевых в Российском государственном историческом архиве (РГИА, фонд 1088) и Российском государственном архиве древних актов (РГАДА, фонд 1287). Они