В официальном объявлении похода, местом сбора бургундских и французских крестоносцев был назван Дижон. Срок сбора был назначен к 20 апреля 1396 г. Другие приказы определяли правила организации и подчинения в армии крестоносцев, порядок снабжения и дисциплины. В приказах было указано, что в сражении граф Неверский и его компания всегда претендуют на авангард. К сожалению, это и привело к поражению при Никополе. Другие дошедшие до нас приказы проливают свет на дисциплинарные правила в этом походе. Например, дворянин, вызвавший ссору, мог потерять свою лошадь и упряжь, тогда как недворянин, угрожающий ножом в ссоре, потерял бы руку, а поймай его кто-то на краже – лишился бы уха.
Документов подобного рода сохранилось достаточно много, и они дают полную картину, что представляла из себя армия крестоносцев в действительности. Она была сформирована вокруг военного клана, или двора графа Неверского, который был фактически элитарным дворянским клубом, армией внутри армии. В начале кампании, двор имел сбалансированную военную команду, структуру, состоявшую из 108 рыцарей, 107 оруженосцев, 12 лучников и 22 арбалетчиков. Остальная часть бургундского и французского контингента в значительной степени состояла из аналогичных дворов других старших дворян. Бусико, например, взял 15 рыцарей и 70 «джентельменов».
Большое число документов посвящено перечню знамен с объяснением их важности и значения. Герцог Бургундский велел приготовить не меньше 16 знамен для своего сына, графа Иоанна Неверского, демонстрируя тем самым свою заинтересованность и духовную близость с уходящими на Востоке крестоносцами. Восемь знамен несли изображение Девы Марии, покровительницы крестных походов, четыре были белыми и четыре – синими, при этом все восемь несли геральдические знаки Бургундии. Филипп де Муси был избран знаменосцем. Его эскорт составили три старших рыцаря: Жак де Курзамбле, Жан де Блэзи и Дамас де Буксе. Личный вымпел графа нес оруженосец Жан де Груту с эскортом из двух оруженосцев (Филиппа де Кантона и Хьюго де Луньи). Эскорт графа состоял из шести рыцарей от его «отеля» – Гульема де Мело, Жана де Блэзи, которые эскортировали знаменосца, Жана де Сен-Кро, Хелиона де Наильяка – брата Фили-берта де Наильяка). Джулиана де Вии и Джеффри де Шарни. Офицеры тылового обеспечения также были набраны из числа служивших в дворе графа.
Большинство военачальников набиралось из двора герцога Бургунского с таким расчетом, чтобы опытный дворянин мог дать правильный совет молодому графу Неверскому. Этот список включал Филиппа де Бар, адмирала Жана де Вин, Гая де ла Тремойль, Гильема де ла Тремойль и Одара де Шасерон. Другие дворяне призывались для решения сложных стратегических вопросов, в этот список советчиков входили: Жак де Бурбон, граф де ла Марше, Анри де Бар, Филипп де Артуа, констебль