План корабля «Швабия»
Буквально через несколько дней, как Тодт получил это задание, штаб экспедиции мог спокойно перебраться из столицы рейха в Гамбург. Офисные помещения располагались поблизости от верфей, что существенно облегчало работу и сокращало время на путь по городским районам. Через несколько недель могло показаться, что штаб экспедиции стал штабом воинской части, которая вела боевые действия. Бесконечно появлялись люди, звонили телефоны, приходили посыльные. С одной стороны, надо было позаботиться о том, чтобы доставить на склады провиант, винтовки, оборудование, инструменты, теплую одежду, книги для экспедиционной библиотеки. С другой стороны, надо было контролировать ход ремонта корабля. Но это было отнюдь не все. На этом этапе подготовки важным заданием стало заключение договоров с научными сотрудниками, которые должны были принять участие в антарктическом проекте.
Здесь Ричеру весьма помог советник Вольтхат, который был уполномочен Германом Герингом «по короткому пути» решать все вопросы, связанные с экспедицией. Вольтхату было не в пример проще открывать двери в различные министерства и ведомства, нежели капитану Ричеру или Герберту Тодту. В итоге тяжесть подготовительных работ оказалась распределена между несколькими людьми. Чтобы избежать задержек, надо было предельно оперативно решать все вопросы и двигаться в точном соответствии с составленным графиком. В первую очередь к проекту оказались подключены: научно-навигационный отдел командования Военно-морского флота, а также подчиненные ему институты. Затем список помощников пополнился Немецкой морской метеорологической службой, Управлением навигации и гидрографии (Гамбург), морской обсерваторией (Вильгельмсхафен). Эти структуры и ранее занимались научным изучением Атлантики, а потому накопленный за многие годы опыт мог быть взят Немецкой Антарктической экспедицией за основу.
По собственной инициативе контр-адмирал Конрад распорядился составить рабочую программу экспедиции в части, которая касалась геофизики, океанографии и метеорологии. По его же инициативе «Швабия» и исследователи, которые оказались на ней, были снабжены самыми современными приборами и устройствами. Поскольку командование Люфтваффе было заинтересовано в обширных метеорологических исследованиях не меньше, чем командование Военно-морского флота, то экспедиции были предоставлены устройства, которые позволяли запускать со «Швабии» радиозонды. Кроме этого были предоставлены необходимые специалисты. Также командование Люфтваффе снабдило гидросамолеты бортовыми приборами и предоставило меховое летное обмундирование для летчиков и членов экспедиции, которым предстояло летать на «китах». После этого к процессу подключилось Имперское министерство