Это особое событие в истории отечественного архивного дела произошло 16 июля 1712 года. В этот день вышел указ, где, говорилось о создании из дел и «приговоров» Правительствующего Сената первого ведомственного архива: «Собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив.
Говоря современным языком, архивисты должны были сделать описание всех содержащихся у них документов. Кстати, в мировой практике это было сделано впервые.
Первый император стремился унифицировать всю жизнедеятельность в стране, поэтому просто не мог обойти своим вниманием такое новое дело, как создание архивохранилищ. Надо отдать ему должное, он не только перенимал европейский опыт, но и шёл дальше, развивая их наработки.
Подробные положения о ведомственных архивах были расписаны в сорок четвёртой главе «Генерального регламента». Опять же, впервые в мире предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определённого срока. Но документов становилось всё больше не только в московских учреждениях, но и в других городах и весях огромной империи. Поэтому в 1728 году Правительствующий Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. А в 1736 году Сенат издал ещё один очень важный указ. Дело в том, что каменных зданий в России было очень мало, пожары были обычным явлением. Поэтому учтя печальный опыт многочисленных пожаров, которые уничтожали целые города, московские чиновники предписывали строить для архивохранилищ специальные здания из камня, причём от деревянных строений «не в близости» и обязательно с решётками на окнах и с железными запорами на дверях и ставнях. Архивы было положено опечатывать, а вынос из них документов, как и по судебнику 1550 года, категорически запрещался.
Естественно на эти указы никто не обращал внимания, у градоначальников были более важные дела. Пожары по прежнему приносили непоправимый ущерб историческому наследию страны, а документы выносили и продавали.
Но русские архивисты не сидели, сложа руки. Несмотря на то, что чиновники по большому счёту мало обращали внимание на проблемы долгосрочного сохранения документов, развитие архивного дела всё же продолжалось. Опять же, впервые в мировой практике архивоведения было предложено располагать и содержать принятые дела в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве. Это положение было закреплено в 1845 году в Законе «Учреждение губернских правлений». Сейчас этот порядок хранения называется – принципом систематизации по происхождению.
Надо особо отметить, что в России многое делалось «впервые в мире». К большому сожалению, от своевременных и нужных