Рис. 3. Распределение эмоциональной интенсивности в стандартной презентации.
Обычно на Вступление достаточно отвести 12-15% от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75% времени, и на Заключение – около10%.
Рис. 4. Распределение времени в стандартной презентации
Однако, поскольку подготовка презентации – процесс творческий, то в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего повторяются выводы полностью.
1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.
2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.
3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, т.е. осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Рис 5. Распределение эмоциональной интенсивности в инверсной презентации.
Здесь распределение времени должны выглядеть следующим образом: краткие выводы – 2%, Введение – 15%, Основная часть потребует 73%, развернутые выводы – до 10% отведенного Вам времени.
Рис. 6. Распределение времени в инверсной презентации
Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.
Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове, с учетом целей презентации. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».
3.4 Реализация выбранной стратегии
Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана. Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии. Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере.