Таким образом, к 1718 году вокруг Дмитриева-Мамонова образуется канцелярия, во главе которой стоят несколько гвардейских офицеров, но истинным начальником которой все-таки остается Дмитриев-Мамонов, извещавший Петра в то время о передаче некоторых дел кн. Юсупову «из канцелярии врученной мне, нижайшему рабу Вашему». Иногда прибавлялось еще имя Лихарева и канцелярия получала название «канцелярии ведения лейб-гвардии майоров Дмитриева-Мамонова и Лихарева с прочими офицерами», однако название «канцелярия ведения Дмитриева-Мамонова» преобладает, и в целом ряде донесений-писем Петру с отчетами о суммах, бывших у него по разным делам, Дмитриев-Мамонов говорит о канцелярии своего «ведения». Были случаи, когда писали без упоминания о канцелярии: например: «лейб-гвардии господам майорам Ивану Ильичу Дмитриеву-Мамонову, Ивану Лихареву с товарищами». В 1719 году в Канцелярию тайных розыскных дел поступает дело по подметному письму о тобольских жителях – что есть среди них противники указов о немецком платье и бритье бороды. Тайная канцелярия пересылает это дело в канцелярию ведения Дмитриева-Мамонова, указав адрес: «бригадиру и лейб-гвардии майору Ивану Ильичу Дмитриеву-Мамонову и прочим офицерам». Наконец, сохранилось «определение» Тайной канцелярии, датированное январем 1724 года, за подписью Ушакова о некоем Козмине, сказавшем ложно «слово и дело», – его решено отослать «в канцелярию ведения генерала-майора господина Дмитриева- Мамонова.
Следы существования этой канцелярии последний раз попадаются в 1725 году, откуда, конечно, не следует заключать об ее уничтожении в это время; однако в 1737 году дела ее уже находились в Сенатском московском архиве и все сгорели во время пожара, бывшего в этом году в Москве. К этому времени они уже достигли больших размеров и были переплетены в 191 книгу.
Таким образом, поручив майору от гвардии Дмитриеву- Мамонову несколько розыскных дел, Петр снабжает его как доверенное лицо большими полномочиями: «кто приличны будут» к делу – «пытать и розыскивать», и «розыскивать накрепко». Затем следует ряд поручений, и у Дмитриева-Мамонова появляется ряд помощников-офицеров; эти офицеры становятся его «товарищами», и образуется «канцелярия», которая иногда называется и по их именам, но вместе с тем всегда фигурирует Ив. Дмитриев-Мамонов: он один ведет переписку с Петром; он один иногда подписывается за всех; дела часто адресуются только на его имя – в письме к нему от 12 августа 1721 года Макаров, передавая ему донесение Нестерова