В тексте протокола указывается основное содержание доклада либо выступления, а в случае если к протоколу текст доклада прилагается, то в протоколе делается сноска «Текст выступления прилагается».
Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.
При необходимости могут быть подведены итоги голосования.
Во время обсуждения высказывается особое мнение, которое может быть записано в текст протокола после соответствующего постановления (решения).
Также существует форма протокола, в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
По окончании заседания протокол подписывается председательствующим и секретарем.
По каждой отдельной группе протоколов происходит их нумерация. Порядковые номера присваиваются протоколам на протяжении всего календарного года.
Однако могут присваиваться и составные номера. К таким протоколам относятся протоколы совместных заседаний, которые включают в себя порядковые номера протоколов организаций, участвующих в заседании.
Постановления, принятые на заседаниях, имеют следующую нумерацию: номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
В соответствии с установленным в организации порядком к номерам протоколов и постановлений, помимо цифр, могут прибавляться и буквенные коды.
Решения, которые были приняты на заседании в виде выписок из протокола, доводятся до исполнителей. Они должны быть оформлены на соответствующем бланке и заверены печатью.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1) наименование документа – слово «Протокол» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;
2) вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;
3) место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой;
4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола;
5) основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;
6) подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия);
7) наименование должности печатается от левой границы