Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
• формирование картотеки контролируемых документов
• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения
• получение информации о ходе и результатах исполнения
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения
• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов
• снятие документов с контроля по указанию руководителей
• формирование картотеки исполненных документов
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:
1. Заданий последующих лет – не реже одного раза в год
2. Заданий последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
3. Заданий, поручений текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра