Поскольку структура файлов определяется кодом приложений, она также зависит от языка программирования этого приложения. Например, структура файла, созданного программой на языке Паскаль, может значительно отличаться от структуры файла, создаваемого программой на языке С. Прямая несовместимость таких файлов затрудняет процесс их совместной обработки и может потребовать создания программного обеспечения, предназначенного для преобразования полей файлов в некоторый общий формат, поэтому этот процесс может оказаться весьма длительным и дорогим.
С точки зрения пользователя возможности файловых систем намного превосходят возможности ручных операций с информацией. Соответственно возрастают и требования к реализации новых или модифицированных запросов. Однако файловые системы требуют больших затрат труда программиста, поскольку все необходимые запросы и отчеты должны быть созданы именно им. Во-первых, во многих организациях типы применяемых запросов и отчетов имели фиксированную форму, и не было никаких инструментов создания незапланированных или произвольных запросов как к самой информации, так и к сведениям о том, какие типы информации доступны.
Во-вторых, в других организациях наблюдалось быстрое увеличение количества файлов и приложений. В конечном счете наступал момент, когда программное обеспечение было неспособно адекватно отвечать запросам пользователей, эффективность его снижалась, а недостаточность документирования имела следствием дополнительное усложнение сопровождения программ. При этом часто игнорировались вопросы поддержки функционирования системы: не предусматривались меры по обеспечению безопасности или целостности данных; средства восстановления в случае сбоя аппаратного или программного обеспечения были крайне ограничены или вообще отсутствовали. Доступ к файлам часто ограничивался узким кругом пользователей, т. е. не предусматривалось их совместное использование даже сотрудниками одного и того же отдела.
1.2. Системы с использованием баз данных
Все перечисленные выше ограничения файловых систем связаны с определением данных внутри приложений вместо независимого хранения от них и отсутствием других инструментов доступа к данным и их обработки помимо приложений.
Существовавшие ограничения заставили разработчиков информационных систем предложить новый подход к управлению информацией. Этот подход был реализован в рамках программных систем, названных впоследствии системами управления