ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
3.1. Протокольные аспекты внешнеторговых переговоров
Формирование делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Количество делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.
Определение места и времени проведения внешнеторговых переговоров. Место и время проведения этих переговоров выбираются также по взаимной договоренности между участниками. При этом ни одна из сторон не должна навязывать своего решения о месте/времени встречи. Окончательное решение всегда остается за принимающей стороной. В случае изменения времени должны быть поставлены в известность все участники переговоров. Местом встречи может быть как место одного из участников, так и нейтральная территория. Опыт показывает, что лучше проводить переговоры на собственной или нейтральной территории.
Подготовка помещения. Внешнеторговые переговоры желательно проводить в специально подготовленных помещениях, в которых не должно быть лишних документов на столах, могут стоять цветы в низких вазах (в зависимости от формы стола располагаться либо в центре, либо по его краям).
Человек, встречающий делегацию у подъезда, не должен быть членом принимающей делегации (может быть либо секретарем, либо работником протокольного отдела).
Угощение во время проведения внешнеторговых переговоров предлагается, как правило, только главам делегаций. Предложение чая или кофе не является обязанностью хозяев. Однако в затруднительных ситуациях именно чай/кофе могут рассматриваться расслаблением оппонентов.
Рассадка за столом. Рассадка должна производиться в соответствии со стандартами, служебными положениями. Существует три варианта рассадки за столом:
1) главы делегаций сидят во главе стола, переводчики – по бокам, далее рассаживаются остальные члены делегаций в соответствии с рангом;
2) главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними сидят переводчики;
3) если в переговорах принимают участие три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту (по первой букве фамилии).
Запись деловой беседы. Запись деловой беседы никогда не выглядит как стенограмма. После окончания переговоров назначенный участник составляет подробную запись, в которую включена следующая информация:
о месте, времени, дате переговоров;
Ф.И.О. участников;
об основных обсуждаемых вопросах;
о мнении сторон по обсуждаемым вопросам;
достигнутом решении.
Подобный протокол обычно ксерокопируется, чтобы каждая из сторон имела свою копию.
Программы пребывания делегаций. Должны быть разработаны две программы пребывания делегаций: общая, предназначенная для гостей; подробная,