Еще в период правления Николая I в связи с административными преобразованиями и возросшим объемом работы произошло изменение внутренней структуры и статуса Герольдии. В 1832 году в Герольдии были учреждены три экспедиции (геральдикой занималась 1-я) и утвержден новый штат, а в 1848 году она была преобразована в департамент Сената. Из ведения нового департамента дела по гражданской службе передавались в другое подразделение, таким образом, вся работа Герольдии сосредоточилась на делах о дворянстве и почетном гражданстве (это было новое сословие, образованное в 1832 году). 10 июня 1857 года при канцелярии Департамента герольдии было образовано специальное Гербовое отделение, которое и занималось составлением гербов. Тем самым все вопросы официального герботворчества сконцентрировались в особом государственном учреждении – подразделении департамента во главе с управляющим, которым стал барон Борис Васильевич Кёне (1817–1886).
Человек он был весьма своеобразный, но русская геральдика (и не только геральдика) обязана ему очень многим. Бернгард Карл Кёне, уроженец Берлина еврейского происхождения, сын государственного архивариуса, учился в Лейпцигском и Берлинском университетах, занимался нумизматикой и после защиты диссертации получил звание приват-доцента Берлинского университета по кафедре нумизматики и археологии. Одновременно он являлся секретарем Берлинского нумизматического общества и руководил изданием его журнала. В Россию его пригласил известный нумизмат Я. Я. Рейхель, служивший в Экспедиции заготовления государственных бумаг. По его протекции Кёне в 1845 году был определен помощником начальника Первого отделения Императорского Эрмитажа (собрание антиков и монет). В Эрмитаже Кёне прослужил несколько десятилетий, с 1850 года – во Втором отделении музея (картинной галерее), и, кстати, выяснил историю покупки Екатериной II берлинской коллекции картин