Рисунок 5
Что мы видим в печатной форме Заявки на расход:
С какого расчётного счёта происходит оплата.
В Институте МИРБИС несколько расчётных счётов и каждый счет используется как отдельный кошелек. В институте открыто четыре приходных расчётных счета: у нас три факультета, и у каждого из них свой расчётный счёт. Каждый факультет принимает деньги от учащихся на свой расчётный счёт. Образование в МИРБИС платное, нет бюджетных мест, Институт живёт за счёт выручки от студентов. Есть ещё четвертое подразделение, которое сдает свободные площади в аренду и у этого подразделения тоже отдельный расчетный счет.
Есть исходящие расчетные счета, они тоже по-своему нарезаны. Вот один из них – Инфраструктурный, – это счёт, с которого платят все коммунальные платежи, покупки картриджей, и прочие платежи, связанные с содержанием института как физического объекта. Есть расходный HR счет для платежей персоналу и всех связанных расходов. И общий счет – для оплаты остальных платежей.
Хочу обратить внимание на то, чего нет в типовой версии Заявки на расходование в системах 1С – поле Сальдо взаиморасчётов. В примере оно кредитовое – 295 000 рублей. Это информация казначею или финансовому директору о том, что запрашиваемый платеж как раз и погашает кредитовое сальдо взаиморасчетов.
Такое поле (вместе с полем Условие оплаты) позволяет моментально оценить разумность платежа. Если меня просят заплатить, например, 100 тысяч, а я вижу в Заявке дебетовое сальдо и Условие оплаты – Постоплата, это повод задать вопрос менеджеру: почему не закрыт предыдущий платёж, а снова платим контрагенту? Менеджер даст объяснение, которое поможет принять решение о платеже. По крайней мере, я могу эту информацию видеть. Вы сможете такую печатную форму Заявки имплементировать у себя в компании.
Здесь хочу акцентировать ваше внимание на следующем: мы дорабатываем типовую форму. Не нужно бояться создавать печатные формы в системах 1С, они практически не усложняют обновление конфигурации – можете делать их столько, сколько вам удобно. Я обычно в своих компаниях создаю много дополнительных отчетов и печатных форм. Почему я не стесняюсь называть IT-проект Института МИРБИС, который я возглавлял, проектом цифровизации? Потому что в результате проекта участие человека в бизнес-процессах минимизировано: глядя на этот отчет, не надо задавать дополнительных вопросов – всё понятно, информационная система предоставила максимум информации.
Вернемся к Заявке. Еще одно интересное поле – и это уже про бюджетирование – Сумма по плану. Кассовый план (бюджет движения денежных средств) у нас составляется на полугодие, потому что мы привязаны к обучению по семестрам, у нас такт полугодие. Сумма по плану – это бюджет по статье 267122, сумма бюджета – 1 950 000 рублей на полгода. Уже потратили до текущего платежа – 2 661 079 рублей, то есть по этой строке бюджета уже перерасход