По форме графления регистры могут быть линейными, шахматными, односторонними и двусторонними.
Линейная (позиционная) форма графления применяется в основном для учета расчетов. По этому принципу построены регистры по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В них объединяется аналитический и синтетический учет. Сущность линейной формы графления состоит в том, что в подлежащем регистра на каждого дебитора или кредитора отводится одна или несколько строк, а в сказуемом регистра показываются остатки на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту (с указанием основания записи, в разрезе корреспондирующих счетов), а также остатки на конец отчетного периода. Таким образом, по каждой строке регистра видно состояние расчетов с каждым дебитором (кредитором) или состояние расчетов по каждому расчетному документу.
Шахматная (табличная) форма графления применяется в основном в регистрах по учету затрат производства. При таком построении регистра появляется возможность в один прием сделать запись по кредиту одного или нескольких счетов и дебету счета, субсчета и статьи аналитического учета, заказа. Все регистры журнально-ордерной формы учета по учету затрат производства, капитальных вложений, непромышленных производств и хозяйств имеют шахматную форму графления. В этих регистрах сочетается аналитический и синтетический учет.
В зависимости от порядка размещения дебетовых и кредитовых записей в регистрах они могут быть односторонними и двусторонними.
В односторонних регистрах графы дебета и кредита (прихода и расхода) смещены в одну сторону; для текста и других данных отводится необходимое число граф. Дебетовые и кредитовые записи в односторонних регистрах чередуются. Например, кассовая книга, карточки количественно-суммового учета, карточки складского учета и др.
В двусторонних регистрах для записей по дебету счета отведена одна сторона или часть листа, для записей по кредиту – другая. Например, книга учета движения скота, книга учета производства.
При ведении аналитического учета в книгах до начала записей нумеруются все страницы книги за подписью главного (старшего) бухгалтера: “В настоящей книге всего пронумеровано, страниц (листов)”.
При открытии регистров в них переносят из регистров за прошлый месяц начальные остатки, а где это необходимо – обороты в разрезе статей аналитического учета за период с начала года, указывают данные сметы (плана) на текущий месяц и с начала года. При записи в регистры операций за текущий месяц указывают содержание записи, дату и номер документа, а в ряде случаев – краткое содержание операции. Сумму