Считалось, что эти «ратификационные грамоты» должны были просто воспроизводить выработанный в Москве текст («слово в слово»), на котором «целовали» крест московские государи и который вручался отбывающим польско-литовским послам. Это положение специально фиксировалось в т. н. «припесях» к договору, на которых послы «целовали крест» и скрепляли его своими печатями[12]. Однако на практике обе стороны стремились внести изменения в текст уже согласованных договоров при их заключении или ратификации, как правило, по инициативе монархов. Наиболее известны действия Ивана Грозного при выработке московского договора 1578 г. и действия Сигизмунда III Вазы при ратификации московского договора 1591 г. в Янковицах. Это, естественно, приводило к конфликтам.
Выработка и согласование противней договора была основной задачей двухсторонних переговоров. За него отвечали в Москве посольский дьяк и находящийся в составе польско-литовского посольства великий писарь, подканцлер, или даже канцлер Великого княжества, а на территории Речи Посполитой московские «большие дьяки», находившиеся в составе московского посольства, и «подкомиссия», выделенная из состава «большой» сенаторской комиссии, в составе канцлера, подканцлера, одного или нескольких писарей Великого княжества Литовского. Так, в январе 1602 г. «справливали перемирную грамоту» с московскими послами канцлер Лев Сапега, подканцлер Г. Война и два великих писаря М. Война и Г. Пелгримовский[13]. Именно в ходе выработки договоров завязывались личные связи московских посольских дьяков и литовских канцлеров и подканцлеров И. М. Висковатого и О. Воловича, А. Я и В. Я. Щелкаловых и Льва Сапеги, а также многочисленные московские контакты великого писаря литовского М. Б. Гарабурды, имевшего огромный опыт совместной работы с московскими дипломатами.
Состояние войны между двумя государствами продолжалось с 1562 г. (в исторической науке иногда встречается дата начала войны 1561 г.). Военные действия прекращались краткосрочными перемириями в 1563 г. и в 1566–1567 гг. на время переговоров «больших послов». Сроки краткосрочных перемирий фиксировались путем обмена посланий монархов двух стран, либо посланий московских думных чинов и литовских «панов радных». К 1570 г. обе стороны обоюдно заинтересованные в прекращении конфликта пошли на переговоры с целью заключения договора о перемирии. Это было достигнуто в рамках обычной практики дипломатических сношений путем обмена гонцами. Принципиальное согласие на переговоры определялось отправлением с гонцом «опасной грамоты» и соответственно польско-литовского аналога – «кглейта» для проезда «больших послов». Это было предпринято в феврале 1569 г. Иваном Грозным, который отправил к королю гонца Ф. И. Мясоедова с «опасной грамотой» для проезда «больших послов»