Число казаков, входивших в состав зимовой станицы, колебалось от 120 до 150 человек, которые принародно избирались на казачьем Кругу. Поскольку поездка в Москву была связана с различными привилегиями и льготами для ее участников, то попасть в состав зимовой станицы стремился каждый казак. Воеводам пограничных с Доном городов царским указом вменялось в обязанности проверять количество казаков, следовавших в Москву, и возвращать на Дон лишних, против положенного числа, казаков. В случае, если этим “лишним” казакам удавалось прорваться окольными путями до Москвы, им запрещалось выдавать жалованье и кормовые, которые отпускались в Москве не только на все время пребывания там казаков, но и на дорогу в оба пути.
Во главе зимовой станицы стоял атаман, выбранный на казачьем Кругу. Очень часто зимовые станицы возглавляли войсковые атаманы, терявшие по традиции свой высокий пост. Заместителем станичного атамана избирался есаул. Документом, подтверждающим полномочия зимовой станицы, являлась войсковая проезжая грамота, скрепленная казачьей печатью.
Путь в Москву в ту пору занимал от трех до пяти недель, в зависимости от погоды, времени года и состояния дорог. Летом к столице ехали по рекам до Воронежа, оттуда на лошадях до Москвы. Зимой путь лежал через степь до Валуйки, далее на Оскол, Ливны, Дедилов, Тулу, Серпухов[70].
По приезде в Москву казаки прежде всего направлялись в Посольский приказ, тогдашнее министерство иностранных дел, в непосредственное ведение которого они были переведены с марта 1614 года. В посольском приказе тогда существовало два отдела. В первом чиновники занимались приемом иностранных послов, перепиской с иноземными государями и другое. Чиновники второго отдела ведали делами крупных областей Московского царства, которые до недавнего времени были самостоятельными государствами (Казанское, Астраханское ханства и др.). Первоначально донские казаки были “прикреплены” к первому отделу, то есть фактически Дон признавался самостоятельным государством[71]. Затем они были переведены в ведение второго отдела.
В Посольском приказе атаман станицы подавал дьяку приказа войсковую грамоту и челобитную царю. После этого казаков размещали на постой в Замоскворечье, на Ордынской или Пятницкой улицах, по четыре человека в каждом дворе[72].
Поскольку донское посольство в то время, как мы упоминали, приравнивалось к иностранным посольствам, в назначенный заранее день казаки удостаивались аудиенции у государя. Она, обычно, проходила в Малом тронном зале. Дьяк Посольского приказа, как правило ведший прием, возглашал: “Вам, великому государю, вашему царскому величеству донские казаки и станичный атаман их челом