Главное достоинство кассового метода – это простота. Но рано или поздно вы сталкиваетесь с вопросами, на которые этот метод не может вам дать ответа. У вас появляются авансы и отсрочки платежей, у вас появляются запасы, вы делаете инвестиции, и ответ на банальный вопрос: «Где деньги?» – становится нетривиальным. Все чаще вы видите, что денег не хватает, при этом вроде бы все учтено, а судорожные телодвижения по улучшению ситуации не дают ожидаемых улучшений. Это означает, что ваши «кассовые» подходы к учету доходов и расходов перестали работать и учет доходов и расходов «по оплате» больше не отвечает потребностям компании. Дело в том, что кассовый метод учета доходов и расходов не позволяет вести учет обязательств – ни ваших перед контрагентами, ни контрагентов перед вами, а также не дает возможности оценивать рентабельность компании, так как не учитывает разницу во времени между движением денег и наступлением обязательств или фактическим расходом.
Пришла пора переходить к «классическому» учету доходов и расходов – бухгалтерской двойной записи. В классической двойной записи доходы и расходы, а также обязательства отражаются в момент перехода права собственности или признания факта выполнения работ/услуг. Это так называемый способ признания «по начислению». За счет механизмов двойной записи в момент продажи товара или услуги формируется документ, которым стороны сделки подтверждают факт их получения. Для товаров это обычно накладные, а для услуг – акты выполненных работы. Сейчас в бухгалтерскую практику все больше входит универсальный передаточный документ, который выполняет те же функции, просто имеет другой бланк.
Разница в формах и содержании накладных, актов или других передаточных документов – это результат нормотворчества контролирующих органов, с точки зрения смысла это документы, которые фиксируют факт оказания услуг или получения товарно-материальных ценностей. В момент, когда обе стороны подписали/признали этот документ, делаются две записи (поэтому-то запись и называется двойной): первая признает поступление товаров/услуг, вторая фиксирует возникновение обязательств по их оплате. В классическом бухучете это описывается как «проводка по счетам». Соответственно, в момент оплаты происходит «списание» обязательств и фиксируется поступление/выбытие денежных средств.
Такая система учета позволяет не потерять ни одной операции и обеспечивает выполнение главного закона Вселенной – закона сохранения материи, энергии, импульса, который гласит: ничего не возникает из ниоткуда и не исчезает в никуда. Но этот учет уже непросто вести «в тетрадке», он требует некой системы учета и минимального понимания закономерностей отражения и движения данных.