2.1.3. Журнал регистрации личных дел
Личное дело регистрируется в специальном журнале или книге учета личных дел работников.
Форма журнала для коммерческих организаций законом не установлена. Поэтому, при разработке бланка, можно воспользоваться одной из форм, предусмотренных для гос. служащих.
Записи вносятся синей, черной или фиолетовой шариковой ручкой аккуратно без помарок.
Обычно заказывают журнал с готовой картонной обложкой либо клеят распечатанный титульный лист с нужными реквизитами. Рекомендуется использовать плотную картонную обложку формата А4. На усмотрение организации реквизиты и текст в журнале может располагаться как вертикально, так и горизонтально.
Титульный лист должен содержать название организации, название журнала, крайние даты (дату начала и дату окончания ведения журнала).
Каждому личному делу присваивается регистрационный номер. После увольнения работника, номер его личного дела не передается новому сотруднику, т. е. личное дело вновь принятого сотрудника имеет свой индивидуальный номер.
Журнал регистрации (учета) личных дел должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен печатью и подписью руководителя организации, чтобы не допустить изъятия листов из журнала. На последней странице на узел шнура клеится небольшой фрагмент бумаги с надписью «Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью ______ листов».
Когда журнал закончится, необходимо указать количество зарегистрированных личных дел, проверить правильность нумерации, внести дату, подписать руководителя отдела кадров или организации и поставить печать.
Если возникла необходимость исправить ошибки в записях, необходимо соблюдать определенный алгоритм:
1) при наличии графы «Примечание»:
– нужно зачеркнуть одной ровной чертой запись с ошибками. Некорректная запись должна быть читабельна;
– внести правильную запись в той же строке. В графе «примечание» написать «Исправлено в графе № __», поставить дату, подпись, фамилию и инициалы;
2) если графа «Примечание» отсутствует:
– в строке, следующей за строкой с ошибочной записью, пишется «Запись № __ считать недействительной»;
– в следующей строке делается запись с правильными данными.
Во втором случае алгоритм исправления ошибок схож с корректировкой неправильных записей в бумажной трудовой книжке.
Журнал учета личных дел работников содержит персональные данные и может выдаваться другим подразделениям только с разрешения руководителя кадровой службы (отдела) или директора. Ознакомление с записями из журнала должно происходить в присутствии лица, ответственного за его ведение также с разрешения руководителя.
2.2. Состав личного дела работника
Частные организации сами определяют